PUNTO DE PARTIDA EN MATERIA FISCAL
Los sujetos pasivos, además de cumplir con la obligación tributaria principal, -pagar la cuota- han de cumplir con las obligaciones formales inherentes a la misma.
Entre estas obligaciones tributarias se encuentra la de llevar CONTABILIDAD y LIBROS REGISTROS y conservar los libros de contabilidad y libros registros así como los programas y archivos informáticos que sirvan de soporte y los sistemas de codificación que permitan interpretar los datos cuando estas obligaciones se lleven por medios informáticos; en definitiva que se pueda leer. 29.2d) LGT.
LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD.
El Código de Comercio en su artículo 25 establece a todo empresario la obligación de llevar contabilidad -ordenada y adecuada a su actividad empresarial-.
Esa contabilidad se rige, además de por el Código de Comercio y por las disposiciones sobre las Cuentas Anuales de la ley de Sociedades Anónimas y la de Sociedades Limitadas, por el Plan General Contable (PGC) aprobado por el RD 1514/2007 de 16 de Noviembre y opcionalmente -y si se cumplen los requisitos para ello-, por el RD 1515/2007 de 16 de Noviembre para PYMES; para poder contabilizar como Pyme han de concurrir en la empresa durane dos años seguidos dos de 3 de las siguientes condiciones: activo hasta 2,85M/€, Cifra de Negocios hasta 5,7M/€ y promedio empleados hasta 50.
LLevar contabilidad es obligatorio según el Código de Comercio para todo empresario, sin distinción de tamaño, actividad o forma jurídica. Pero como no hay sistema sancionador previsto por el ordenamiento mercantil, ante el incumplimento de este deber, salvo por falta de depósito en plazo de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil -obligación establecida por el 218 LSA y tipificada en el 221 LSA, o en situaciones concursales, QUEDA ESTE DEBER DE LLEVAR CONTABILIDAD al amparo de la normativa tributaria -de ahí que incluso se exige para que tenga lugar el delito contable del artículo 310 LO 10/1995, que la Ley tributaria obligue a llevar contabilidad mercantil.
Y...la normativa tributaria impone el deber de llevanza de contabilidad exclusivamente a:
a.-LOS SUJETOS PASIVOS DEL IMPUESTO DE SOCIEDADES.133.1 TRLIS. Esta obligación alcanza a sujetos pasivos no residentes que operen en España mediante Establecimiento Permanente.
Aquí entrarían todas las personas jurídicas, salvo cuando sean sociedades civiles -no Sociedades Agrarias de Transformación (SAT)- pues las SAT sí son SP del Impuesto de Sociedades-.
Tienen, por tanto, que llevar contabilidad según la normativa tributaria: las sociedades mercantiles (SA, SL, Sociedades Colectivas, Sociedades laborales), sociedades cooperativas, Agrupaciones de Interés Económico, sociaciones, Fundaciones e Instituciones, etc. También UTES.
b.- LAS PERSONAS FÍSICAS QUE REALICEN ACTIVIDADES EMPRESARIALES MERCANTILES de acuerdo con el Código de Comercio, cuya determinación de rendimiento se haga en Estimación Directa NORMAL.104.2 LIRPF y 68.2 y 68.3 RIRPF
Empresario mercantil vs. Empresario No Mercantil::
Según el artículo 326 del Código de Comercio, toda actividad empresarial es mercantil salvo la del:
-Artesano cuando vende lo que fabrica o produce.
-Agricultor cuando vende los frutos o productos de su cosecha.
-Ganadero cuando vende su ganado.
Las PERSONAS FÍSICAS que de FORMA OBLIGATORIA o VOLUNTARIA lleven CONTABILIDAD conforme al Código de Comercio, no tendrán que llevar otros Libros Registros adicionales -ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión ni provisión de fondos y suplidos-. 68.10 RIRPF.
Las PERSONAS FÍSICAS que no lleven CONTABILIDAD, tienen las OBLIGACIONES REGISTRALES del link.
¿CÓMO SE CUMPLE CON LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD?
1º.- Llevando unos libros obligatorios:
a)Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:, que según el 28.1 Código de Comercio son: balance inicial + sumas y saldos trimestral+ balance de cierre + Cuentas Anuales (Balance, Pérdidas y Ganancias, Memoria , Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y Estado de Flujos de Efectivo (EFE) -; el EFE no es obligatorio para las empresas que pueden formular balance abreviado -175.4 LSA).
Cuentas Anuales Abreviadas:
175 LSA. BALANCE, MEMORIA y ECPN ABREVIADOS y No obligación de presentar el EFE, si durante dos años seguidos se dan 2 de 3 condiciones: hasta 2,85Millones/€ activo, 5,7Millones/€ de Cifra de Negocios, promedio de empleados en número hasta 50.
176 LSA. Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviadas: durante dos años seguidos no pasar de 11,4Millones/€ de activo, 22,8Millones/€ de Cifra de Negocios, número medio de empleados hasta 250.
b) Libro Diario. Cuya función -s/28.2 Código de Comercio- es registrar las operaciones de la actividad de la empresa día a día o en totales por períodos máximos de 1 mes.
El Libro Mayor no es obligatorio, salvo implícitamente si en el Libro Diario se contabiliza el conjunto de operaciones por períodos -no superiores al mes- en tal caso se requiere que el detalle de esos asientos resúmenes esté en otros libros o registros concordantes.
Otros libros obligatorios de naturaleza no contable específicamente son los Libros Societarios que luego se dicen.
Hay que conservar los Soportes Justificativos de los Registros contables 30 Código de Comercio.
Todas las operaciones que se registren en libro diario contable o en registros sustitutos para los no obligados a llevar contabilidad deben quedar amparados por justificantes documentales. Los justificantes pueden referirse bien a una operación en concreto, bien a un asiento periódico recapitulativo.
Los justificantes de operaciones concretas pueden ser de la propia empresa o de terceros:
-De la propia empresa: facturas expedidas, nóminas, documentos de cotización, de impuestos, justificantes de desplazamientos, comidas, correspondencia, faxes, etc.
-De terceros: escrituras, contratos intervenidos por fedatario, contrato privado, facturas recibidas, justificantes bancarios, fax /cartas recibidos.
Hay que conservarlos 6 años según el Código de Comercio. 30.1; 4 años según la normativa tributaria.
Los otros libros mercantiles:
Libro de Actas, para sociedades mercantiles. 26.1 C.Com.
En él se transcriben los acuerdos de los Órganos colegiados (Junta y Consejo de Administración -si lo hay-), s/artículo 97 Reglamento del Registro Mercantil.
Puede haber un libro de actas para la Junta General y otro para el Consejo de Administración. Las actas se firman por Secretario con el visto bueno (V.B.)del Presidente /o vicepresidente.
Libro Registro de Socios. 27 LSL, en Sociedades Limitadas:
En los que ha de constar la identificación y domicilio de los socios originarios y posteriores, los derechos reales -como el USUFRUCTO- o gravámenes -POR EJ. SI SON OBJETO DE PRENDA POR ALGUN BANCO- que recaigan sobre las participaciones y la identificación y domicilio de la personas titulares de esos derechos reales o gravámenes.
No tienen que llevar Libro Registro de Socios las Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE). 137.1 LSL
Libro Registro de acciones Nominativas. 55 LSA, en las Sociedades Anónimas (tb las anónimas laborales) y la comanditarias por acciones. Ha de llevarse si la sociedad tiene acciones nominativas, en lugar de tenerlas al portador.
Libro Registro de contratos entre socio único y sociedad en Sociedades Unipersonales de Responsabilidad Limitada. 128.1 LSL.
2º.- Legalizando esos libros.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios -los contables y los societarios-, deben ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio social. 27 Código de Comercio y 329 Reglamento del Registro Mercantil.
¿En qué consiste la legalización?
En una diligencia realizada por el Registro Mercantil en el primer folio del Libro haciendo constar:
-Identificar al empresario y en su caso, sus datos registrales.
-Clase de libro de que se trata (si es diario, de inventario y cuentas anuales, socios, etc.),
-Número de libro legalizado del mismo tipo de que se trata.
-Número de folios de que se compone el libro.
-Sistema y contenido del sellado.
-Sellado de todos los folios
En definitiva, la legalización de libros, al menos en lo que respecta a las cuentas anuales es una especie de "CONGELACIÓN" de las mismas, para que no se puedan modificar una vez selladas o legalizadas por el Registro Mercantil.
Plazo de la Legalización:
-Libro de actas, Libro registro de socios, Libro de acciones nominativas y Libro de contratos socio-sociedad en Unipersonales, antes de su utilización. 106.2 RRM
-Libro de Inventario y Cuentas Anuales, hay que presentarlas para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. 333.2 RRM.
Es decir, normalmente, cuando el ejercicio cierra a 31.12, hay que llevar los libros contables a legalizar HASTA EL 30 DE ABRIL DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL EJERCICIO.
¿En qué tipo de soporte puedo legalizar los libros contables?
En Soporte papel, Soporte disco o soporte telemático.
Para mayor concreción y detalles de la legalización, conviene entrar en la página web del Registro Mercantil del domicilio social
En el caso de Valencia....REGISTRO MERCANTIL DE VALENCIA
3º.-Conservando los Libros, documentación y justificantes de forma ordenada durante 6 años desde el último asiento efectuado en los libros, incluso aunque cese como empresario.30 Código de Comercio.
El deber se extiende a los herederos, si el empresario precedente era persona física y a los liquidadores en caso de sociedad disuelta.
4º.- Redactando las Cuentas Anuales:
Las cuentas anuales deben ser firmadas por el empresario persona física, por los socios que ostenten la responsabilidad ilimitada o por todos los administradores en sociedades limitadas/anónimas. 37 Código de Comercio.
Si falta algún administrador por firmar, hay que indicar en cada documento que no firma, y la justificación de la ausencia de firma. 171.2 LSA
Si algún administrador no está de acuerdo con las cuentas, firma y manifiesta su disconformidad.
Han de redactarse con claridad y dando una imagen fiel de la situación patrimonial/financiera/económica de la empresa con arreglo a la normativa.34.2 Código de Comercio.
Plazo de formulación de las Cuentas Anuales.
Máximo 3 meses desde el cierre del ejercicio social. Por tanto, lo habitual -con cierre a 31.12- HASTA EL 31 DE MARZO DEL SIGUIENTE AÑO AL DEL EJERCICIO. 171.1 LSA.
5º.-Auditando las Cuentas Anuales:
La auditoría sólo es obligatoria para sociedades anónimas cotizadas, sociedades de seguros y sociedades que no puedan presentar balance abreviado -203.2 LSA-.
Porque así lo acuerde un Juez, acogiendo la petición fundada de quien acredite interés legítimo. 40.1 Código de Comercio.
En las Sociedades de capital (SA y SL), la minoría que alcance el 5% puede pedir al Registro Mercantil que designe auditor para revisar las Cuentas Anuales, con cargo a la sociedad. 205.2 LSA y 86.3 LSL.
Plazos de auditoría:
Los auditores tienen un mínimo de un mes para presentar su informe desde que los administradores les entregan las cuentas. 210 LSA.
Tienen en la práctica el tiempo muy justo, porque la Convocatoria de Junta General es mínimo un mes antes de la celebración, que puede ser en el mes 5º -MAYO- si los administradores han apurado sus plazos. Por lo que el mínimo de un mes se convertirá más bien en plazo máximo.
6º.-Aprobando las Cuentas Anuales. 95 y 212.1 LSA.
Las cuentas anuales deben ser sometidas a la Junta General Ordinaria para que ésta las apruebe o las rechace y para que además resuelva sobre la aplicación del resultado próspero o adverso del ejercico.
Plazo: la Junta General Ordinaria debe celebrarse dentro de los primeros seis meses del ejercicio siguiente al que se somete a aprobación.95LSA. HASTA EL 30 DE JUNIO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL EJERCICIO.
La convocatoria debe cumplir los requisitos, plazos y publicidad que fija la ley. 97 LSA y 46 LSL.
Los accionistas y socios tienen derecho a obtener inmediata y gratuitamente desde la convocatoria de la Junta General las Cuentas Anuales y en su caso el informe de gestión y de los auditores de cuentas (en su caso, quiere decir si los hay). 212.2 LSA.
La aprobación o no de las cuentas se hace por mayoría.93.1 LSA
La Junta, respecto de las Cuentas Anuales no puede hacer nada más que aprobar o rechazar, salvo como mucho subsanar algún error. Si las rechaza se las devuelve a los administradores para que las vuelvan a presentar.212.1 LSA
Aplicación del Resultado
213.1 LSA La Junta General Ordinaria es la que decide qué se hace con el resultado del ejercicio, pero siempre de acuerdo con el balance aprobado. El resultado puede ser de beneficio o de pérdidas.
Pero la propuesta que sobre la aplicación de resultado hagan los administradores a la Junta no es libre del todo, porque hay cortapisas legales y/o estatutarias.
-Si hay PÉRDIDAS:
214.2 LSA Éstas necesariamente habrán de compensarse con las reservas -si las hay- voluntarias, estatutarias y legales.
Si no hay RESERVAS -o son insuficientes-, deberán las pérdidas mantenerse en el activo, en espera de ejercicios prósperos.
-Si hay BENEFICIOS:
Los administradores no pueden sin más proponer reparto de dividendos.Hay que seguir un orden en la aplicación: 1º cubrir atenciones legales, 2º estatutarias y 3º las que voluntariamente determine la Junta General Ordinaria, entre las que está el repartir dividendos, siempre que el beneficio potencialmente distribuible no se hubiera agotado antes:
Reglas:
213.2 LSACompensación de pérdidas
No se pueden repartir dividendos si como consecuencia del reparto o sin que haga falta el reparto, el Patrimonio Neto es inferior al capital social.En consecuencia, cuando haya pérdidas de ejercicios anteriores que dejen el Patrimonio Neto por debajo del capital social, habrá necesariamente que destinar el beneficio a compensar esas pérdidas.
Reserva legal.
214.1 LSASi la Reserva Legal no alcanza el 20% del capital social, todos los años en que haya beneficio y hasta que se alcance ese porcentaje, hay que dotar al menos el 10% del beneficio neto a tal fin. Una vez se llegue al 20% no hay que dotar más.
Si además se fija una Reserva Estatutaria -mayor colchón que el meramente legal-, también, en su caso habrá que dotar lo que digan los estatutos hasta que se cubra, sies que ya se había alcanzado la legal.
También puede la propia Junta, sin límite alguno decidir dotar reservas de libre disposición, por su propia voluntad, aunque no lo digan los estatutos.
194 LSAUna vez cubiertas todas estas atenciones la cantidad resultante ya es repartible si se ha amortizado completamente o haya reserva adicional que cubra el importe de la amortización pendiente respecto de: GASTOS DE I+D.
A partir de ahí ya puede repartirse, pero no de forma libre, porque hay un orden, una prioridad en el reparto:
91 LSA. Debe primeramente repartirse el dividendo privilegidado de las acciones sin voto,
11 LSAlas ventajas que los fundadores y promotores se hayan reservado (límite del (10% xBN-la parte a reserva legal) durante 10 años, como máximo.
la participación en beneficios de los administradores, que habrá de respetar los requisitos del artículo 130 LSA.
Tras estas cortapisas ya puede la Junta General Ordinaria disponer libremente del beneficio -restante-, con destino a: pago de dividendos, reservas voluntarias, o crear un remanente, por ejemplo, para dividendos futuros.
7º.-Depósitando las Cuentas Anuales: 218 LSA.
Plazo: dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales. Normalmente, HASTA EL 31 DE JULIO DEL AÑOS SIGUIENTE AL DE CUYO EJERCICIO SE HA APROBADO.
Se deposita por los administradores, un ejemplar de cada uno de los elementos que integran las cuentas anuales - Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria y ECPN y EFE (si no puede confeccionar balance abreviado) + en su caso, Informe de Gestión e Informe de Auditoría.
Acompañados estos documentos de CERTIFICACIÓN del acuerdo de aprobación de las Cuentas Anuales y de aplicación de resultado.
En este CERTIFICADO hay que decir también si la sociedad ha formulado la Cuentas sigiendo el Plan de PYMES o si se ha presentado las cuentas en FORMA ABREVIADA.
366 RRM.Los documentos Concretos que hay que depositar son.:
1º Solicitud -que el Registro Mercantil me deje depositar las cuentas -que firma el que presente la documentación.
2º La Certificación de acuerdos sociales: de aprobación de cuentas y aplicación de resultado. Firmada por los que puedan certificar, cuya firma debe estar legitimada notarialmente. En Consejo de Administración, certifica el secretario del Consejo, con el VBº del Presidente. Puede certificar el administrador único, cualquiera de los solidarios, los mancomunados conjuntamente; en sociedades unipersonales puede tanto el socio, como el administrador/es.
112 RRM.Si la Junta es Universal -de todos los socios-, basta con decir que lo es -Universal- y que en el Acta ya consta el nombre y apellidos de los asistentes (los socios o sus representantes).
Ha de constar la fecha en que se expide tal certificación.
Hay que decir si las cuentas anuales se han presentado de forma abreviada o PYMES, haciendo constar la causa.
Balance, y ECPN abreviados (175 LSA), Memoria abreviada (201 LSA)
PyG abrevido (176 LSA)
Decir que no hay obligación de Informe de Gestión (202.3 LSA), ni de someter a verificación las cuentas anuales por auditor (203.2 LSA).
Basta con una referencia a los artículos en que se permite usar las cuentas abrevidas o Cuentas Pymes.
En la certificación tb se dirá que las cuentas y el informe de gestión (en su caso) se ha firmado por todos los administradores, o si falta alguien, justificándolo.
3º Un ejemplar de las cuentas anuales: Balance, PyG, Memoria, y Sumas y Saldos 1ºTrimestre, 2ºTrimestre acumulado al 1º, 3 acumulado al 1º y 2º y 4º, acumulando todo el año;
4º Un ejemplar, en su caso del informe de gestión y del informe de auditoría, si tuviera obligación de auditor.
5º Un ejemplar de documento relativo a los negocios sobre acciones propias si la sociedad está obligada a formularlo.
6º Certificación que acredite que las cuentas que se depositan son las auditadas.
Una vez realizado el depósito, el Registrador califica en 15 días si los documentos son los exigidos por la ley, están bien aprobados por la Junta General, y constan las firmas preceptivas. Si así es, tiene por efectuado el depósito y lo anota en el Libro de depósito de cuentas. 219 LSA.
Para mayor concreción y detalle..WEB DEL REGISTRO MERCANTIL DEL DOMICILIO
Se publica en el BORME las sociedades que han cumplido con la obligación de depósito. 220 LSA.
Sanciones. 221 LSA.
El Registro Mercantil cierra sus puertas a la empresa que no deposita sus Cuentas Anuales, salvo para cese/dimisión de administradores, apoderados generales, liquidadores, revocación de poderes, disolución de la sociedad y lo que diga el juez.
Posibilidad de multa (1.200 a 60.000 euros) por el ICAC
TAMBIÉN PUEDE HABER LIBROS REGISTROS ALTERNATIVOS Y COMPLEMENTARIOS EXIGIDOS POR LA NORMATIVA DE CADA IMPUESTO.
Los sujetos pasivos, además de cumplir con la obligación tributaria principal, -pagar la cuota- han de cumplir con las obligaciones formales inherentes a la misma.
Entre estas obligaciones tributarias se encuentra la de llevar CONTABILIDAD y LIBROS REGISTROS y conservar los libros de contabilidad y libros registros así como los programas y archivos informáticos que sirvan de soporte y los sistemas de codificación que permitan interpretar los datos cuando estas obligaciones se lleven por medios informáticos; en definitiva que se pueda leer. 29.2d) LGT.
LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD.
El Código de Comercio en su artículo 25 establece a todo empresario la obligación de llevar contabilidad -ordenada y adecuada a su actividad empresarial-.
Esa contabilidad se rige, además de por el Código de Comercio y por las disposiciones sobre las Cuentas Anuales de la ley de Sociedades Anónimas y la de Sociedades Limitadas, por el Plan General Contable (PGC) aprobado por el RD 1514/2007 de 16 de Noviembre y opcionalmente -y si se cumplen los requisitos para ello-, por el RD 1515/2007 de 16 de Noviembre para PYMES; para poder contabilizar como Pyme han de concurrir en la empresa durane dos años seguidos dos de 3 de las siguientes condiciones: activo hasta 2,85M/€, Cifra de Negocios hasta 5,7M/€ y promedio empleados hasta 50.
LLevar contabilidad es obligatorio según el Código de Comercio para todo empresario, sin distinción de tamaño, actividad o forma jurídica. Pero como no hay sistema sancionador previsto por el ordenamiento mercantil, ante el incumplimento de este deber, salvo por falta de depósito en plazo de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil -obligación establecida por el 218 LSA y tipificada en el 221 LSA, o en situaciones concursales, QUEDA ESTE DEBER DE LLEVAR CONTABILIDAD al amparo de la normativa tributaria -de ahí que incluso se exige para que tenga lugar el delito contable del artículo 310 LO 10/1995, que la Ley tributaria obligue a llevar contabilidad mercantil.
Y...la normativa tributaria impone el deber de llevanza de contabilidad exclusivamente a:
a.-LOS SUJETOS PASIVOS DEL IMPUESTO DE SOCIEDADES.133.1 TRLIS. Esta obligación alcanza a sujetos pasivos no residentes que operen en España mediante Establecimiento Permanente.
Aquí entrarían todas las personas jurídicas, salvo cuando sean sociedades civiles -no Sociedades Agrarias de Transformación (SAT)- pues las SAT sí son SP del Impuesto de Sociedades-.
Tienen, por tanto, que llevar contabilidad según la normativa tributaria: las sociedades mercantiles (SA, SL, Sociedades Colectivas, Sociedades laborales), sociedades cooperativas, Agrupaciones de Interés Económico, sociaciones, Fundaciones e Instituciones, etc. También UTES.
b.- LAS PERSONAS FÍSICAS QUE REALICEN ACTIVIDADES EMPRESARIALES MERCANTILES de acuerdo con el Código de Comercio, cuya determinación de rendimiento se haga en Estimación Directa NORMAL.104.2 LIRPF y 68.2 y 68.3 RIRPF
Empresario mercantil vs. Empresario No Mercantil::
Según el artículo 326 del Código de Comercio, toda actividad empresarial es mercantil salvo la del:
-Artesano cuando vende lo que fabrica o produce.
-Agricultor cuando vende los frutos o productos de su cosecha.
-Ganadero cuando vende su ganado.
Las PERSONAS FÍSICAS que de FORMA OBLIGATORIA o VOLUNTARIA lleven CONTABILIDAD conforme al Código de Comercio, no tendrán que llevar otros Libros Registros adicionales -ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión ni provisión de fondos y suplidos-. 68.10 RIRPF.
Las PERSONAS FÍSICAS que no lleven CONTABILIDAD, tienen las OBLIGACIONES REGISTRALES del link.
¿CÓMO SE CUMPLE CON LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD?
1º.- Llevando unos libros obligatorios:
a)Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:, que según el 28.1 Código de Comercio son: balance inicial + sumas y saldos trimestral+ balance de cierre + Cuentas Anuales (Balance, Pérdidas y Ganancias, Memoria , Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y Estado de Flujos de Efectivo (EFE) -; el EFE no es obligatorio para las empresas que pueden formular balance abreviado -175.4 LSA).
Cuentas Anuales Abreviadas:
175 LSA. BALANCE, MEMORIA y ECPN ABREVIADOS y No obligación de presentar el EFE, si durante dos años seguidos se dan 2 de 3 condiciones: hasta 2,85Millones/€ activo, 5,7Millones/€ de Cifra de Negocios, promedio de empleados en número hasta 50.
176 LSA. Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviadas: durante dos años seguidos no pasar de 11,4Millones/€ de activo, 22,8Millones/€ de Cifra de Negocios, número medio de empleados hasta 250.
b) Libro Diario. Cuya función -s/28.2 Código de Comercio- es registrar las operaciones de la actividad de la empresa día a día o en totales por períodos máximos de 1 mes.
El Libro Mayor no es obligatorio, salvo implícitamente si en el Libro Diario se contabiliza el conjunto de operaciones por períodos -no superiores al mes- en tal caso se requiere que el detalle de esos asientos resúmenes esté en otros libros o registros concordantes.
Otros libros obligatorios de naturaleza no contable específicamente son los Libros Societarios que luego se dicen.
Hay que conservar los Soportes Justificativos de los Registros contables 30 Código de Comercio.
Todas las operaciones que se registren en libro diario contable o en registros sustitutos para los no obligados a llevar contabilidad deben quedar amparados por justificantes documentales. Los justificantes pueden referirse bien a una operación en concreto, bien a un asiento periódico recapitulativo.
Los justificantes de operaciones concretas pueden ser de la propia empresa o de terceros:
-De la propia empresa: facturas expedidas, nóminas, documentos de cotización, de impuestos, justificantes de desplazamientos, comidas, correspondencia, faxes, etc.
-De terceros: escrituras, contratos intervenidos por fedatario, contrato privado, facturas recibidas, justificantes bancarios, fax /cartas recibidos.
Hay que conservarlos 6 años según el Código de Comercio. 30.1; 4 años según la normativa tributaria.
Los otros libros mercantiles:
Libro de Actas, para sociedades mercantiles. 26.1 C.Com.
En él se transcriben los acuerdos de los Órganos colegiados (Junta y Consejo de Administración -si lo hay-), s/artículo 97 Reglamento del Registro Mercantil.
Puede haber un libro de actas para la Junta General y otro para el Consejo de Administración. Las actas se firman por Secretario con el visto bueno (V.B.)del Presidente /o vicepresidente.
Libro Registro de Socios. 27 LSL, en Sociedades Limitadas:
En los que ha de constar la identificación y domicilio de los socios originarios y posteriores, los derechos reales -como el USUFRUCTO- o gravámenes -POR EJ. SI SON OBJETO DE PRENDA POR ALGUN BANCO- que recaigan sobre las participaciones y la identificación y domicilio de la personas titulares de esos derechos reales o gravámenes.
No tienen que llevar Libro Registro de Socios las Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE). 137.1 LSL
Libro Registro de acciones Nominativas. 55 LSA, en las Sociedades Anónimas (tb las anónimas laborales) y la comanditarias por acciones. Ha de llevarse si la sociedad tiene acciones nominativas, en lugar de tenerlas al portador.
Libro Registro de contratos entre socio único y sociedad en Sociedades Unipersonales de Responsabilidad Limitada. 128.1 LSL.
2º.- Legalizando esos libros.
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios -los contables y los societarios-, deben ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio social. 27 Código de Comercio y 329 Reglamento del Registro Mercantil.
¿En qué consiste la legalización?
En una diligencia realizada por el Registro Mercantil en el primer folio del Libro haciendo constar:
-Identificar al empresario y en su caso, sus datos registrales.
-Clase de libro de que se trata (si es diario, de inventario y cuentas anuales, socios, etc.),
-Número de libro legalizado del mismo tipo de que se trata.
-Número de folios de que se compone el libro.
-Sistema y contenido del sellado.
-Sellado de todos los folios
En definitiva, la legalización de libros, al menos en lo que respecta a las cuentas anuales es una especie de "CONGELACIÓN" de las mismas, para que no se puedan modificar una vez selladas o legalizadas por el Registro Mercantil.
Plazo de la Legalización:
-Libro de actas, Libro registro de socios, Libro de acciones nominativas y Libro de contratos socio-sociedad en Unipersonales, antes de su utilización. 106.2 RRM
-Libro de Inventario y Cuentas Anuales, hay que presentarlas para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. 333.2 RRM.
Es decir, normalmente, cuando el ejercicio cierra a 31.12, hay que llevar los libros contables a legalizar HASTA EL 30 DE ABRIL DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL EJERCICIO.
¿En qué tipo de soporte puedo legalizar los libros contables?
En Soporte papel, Soporte disco o soporte telemático.
Para mayor concreción y detalles de la legalización, conviene entrar en la página web del Registro Mercantil del domicilio social
En el caso de Valencia....REGISTRO MERCANTIL DE VALENCIA
3º.-Conservando los Libros, documentación y justificantes de forma ordenada durante 6 años desde el último asiento efectuado en los libros, incluso aunque cese como empresario.30 Código de Comercio.
El deber se extiende a los herederos, si el empresario precedente era persona física y a los liquidadores en caso de sociedad disuelta.
4º.- Redactando las Cuentas Anuales:
Las cuentas anuales deben ser firmadas por el empresario persona física, por los socios que ostenten la responsabilidad ilimitada o por todos los administradores en sociedades limitadas/anónimas. 37 Código de Comercio.
Si falta algún administrador por firmar, hay que indicar en cada documento que no firma, y la justificación de la ausencia de firma. 171.2 LSA
Si algún administrador no está de acuerdo con las cuentas, firma y manifiesta su disconformidad.
Han de redactarse con claridad y dando una imagen fiel de la situación patrimonial/financiera/económica de la empresa con arreglo a la normativa.34.2 Código de Comercio.
Plazo de formulación de las Cuentas Anuales.
Máximo 3 meses desde el cierre del ejercicio social. Por tanto, lo habitual -con cierre a 31.12- HASTA EL 31 DE MARZO DEL SIGUIENTE AÑO AL DEL EJERCICIO. 171.1 LSA.
5º.-Auditando las Cuentas Anuales:
La auditoría sólo es obligatoria para sociedades anónimas cotizadas, sociedades de seguros y sociedades que no puedan presentar balance abreviado -203.2 LSA-.
Porque así lo acuerde un Juez, acogiendo la petición fundada de quien acredite interés legítimo. 40.1 Código de Comercio.
En las Sociedades de capital (SA y SL), la minoría que alcance el 5% puede pedir al Registro Mercantil que designe auditor para revisar las Cuentas Anuales, con cargo a la sociedad. 205.2 LSA y 86.3 LSL.
Plazos de auditoría:
Los auditores tienen un mínimo de un mes para presentar su informe desde que los administradores les entregan las cuentas. 210 LSA.
Tienen en la práctica el tiempo muy justo, porque la Convocatoria de Junta General es mínimo un mes antes de la celebración, que puede ser en el mes 5º -MAYO- si los administradores han apurado sus plazos. Por lo que el mínimo de un mes se convertirá más bien en plazo máximo.
6º.-Aprobando las Cuentas Anuales. 95 y 212.1 LSA.
Las cuentas anuales deben ser sometidas a la Junta General Ordinaria para que ésta las apruebe o las rechace y para que además resuelva sobre la aplicación del resultado próspero o adverso del ejercico.
Plazo: la Junta General Ordinaria debe celebrarse dentro de los primeros seis meses del ejercicio siguiente al que se somete a aprobación.95LSA. HASTA EL 30 DE JUNIO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL EJERCICIO.
La convocatoria debe cumplir los requisitos, plazos y publicidad que fija la ley. 97 LSA y 46 LSL.
Los accionistas y socios tienen derecho a obtener inmediata y gratuitamente desde la convocatoria de la Junta General las Cuentas Anuales y en su caso el informe de gestión y de los auditores de cuentas (en su caso, quiere decir si los hay). 212.2 LSA.
La aprobación o no de las cuentas se hace por mayoría.93.1 LSA
La Junta, respecto de las Cuentas Anuales no puede hacer nada más que aprobar o rechazar, salvo como mucho subsanar algún error. Si las rechaza se las devuelve a los administradores para que las vuelvan a presentar.212.1 LSA
Aplicación del Resultado
213.1 LSA La Junta General Ordinaria es la que decide qué se hace con el resultado del ejercicio, pero siempre de acuerdo con el balance aprobado. El resultado puede ser de beneficio o de pérdidas.
Pero la propuesta que sobre la aplicación de resultado hagan los administradores a la Junta no es libre del todo, porque hay cortapisas legales y/o estatutarias.
-Si hay PÉRDIDAS:
214.2 LSA Éstas necesariamente habrán de compensarse con las reservas -si las hay- voluntarias, estatutarias y legales.
Si no hay RESERVAS -o son insuficientes-, deberán las pérdidas mantenerse en el activo, en espera de ejercicios prósperos.
-Si hay BENEFICIOS:
Los administradores no pueden sin más proponer reparto de dividendos.Hay que seguir un orden en la aplicación: 1º cubrir atenciones legales, 2º estatutarias y 3º las que voluntariamente determine la Junta General Ordinaria, entre las que está el repartir dividendos, siempre que el beneficio potencialmente distribuible no se hubiera agotado antes:
Reglas:
213.2 LSACompensación de pérdidas
No se pueden repartir dividendos si como consecuencia del reparto o sin que haga falta el reparto, el Patrimonio Neto es inferior al capital social.En consecuencia, cuando haya pérdidas de ejercicios anteriores que dejen el Patrimonio Neto por debajo del capital social, habrá necesariamente que destinar el beneficio a compensar esas pérdidas.
Reserva legal.
214.1 LSASi la Reserva Legal no alcanza el 20% del capital social, todos los años en que haya beneficio y hasta que se alcance ese porcentaje, hay que dotar al menos el 10% del beneficio neto a tal fin. Una vez se llegue al 20% no hay que dotar más.
Si además se fija una Reserva Estatutaria -mayor colchón que el meramente legal-, también, en su caso habrá que dotar lo que digan los estatutos hasta que se cubra, sies que ya se había alcanzado la legal.
También puede la propia Junta, sin límite alguno decidir dotar reservas de libre disposición, por su propia voluntad, aunque no lo digan los estatutos.
194 LSAUna vez cubiertas todas estas atenciones la cantidad resultante ya es repartible si se ha amortizado completamente o haya reserva adicional que cubra el importe de la amortización pendiente respecto de: GASTOS DE I+D.
A partir de ahí ya puede repartirse, pero no de forma libre, porque hay un orden, una prioridad en el reparto:
91 LSA. Debe primeramente repartirse el dividendo privilegidado de las acciones sin voto,
11 LSAlas ventajas que los fundadores y promotores se hayan reservado (límite del (10% xBN-la parte a reserva legal) durante 10 años, como máximo.
la participación en beneficios de los administradores, que habrá de respetar los requisitos del artículo 130 LSA.
Tras estas cortapisas ya puede la Junta General Ordinaria disponer libremente del beneficio -restante-, con destino a: pago de dividendos, reservas voluntarias, o crear un remanente, por ejemplo, para dividendos futuros.
7º.-Depósitando las Cuentas Anuales: 218 LSA.
Plazo: dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales. Normalmente, HASTA EL 31 DE JULIO DEL AÑOS SIGUIENTE AL DE CUYO EJERCICIO SE HA APROBADO.
Se deposita por los administradores, un ejemplar de cada uno de los elementos que integran las cuentas anuales - Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Memoria y ECPN y EFE (si no puede confeccionar balance abreviado) + en su caso, Informe de Gestión e Informe de Auditoría.
Acompañados estos documentos de CERTIFICACIÓN del acuerdo de aprobación de las Cuentas Anuales y de aplicación de resultado.
En este CERTIFICADO hay que decir también si la sociedad ha formulado la Cuentas sigiendo el Plan de PYMES o si se ha presentado las cuentas en FORMA ABREVIADA.
366 RRM.Los documentos Concretos que hay que depositar son.:
1º Solicitud -que el Registro Mercantil me deje depositar las cuentas -que firma el que presente la documentación.
2º La Certificación de acuerdos sociales: de aprobación de cuentas y aplicación de resultado. Firmada por los que puedan certificar, cuya firma debe estar legitimada notarialmente. En Consejo de Administración, certifica el secretario del Consejo, con el VBº del Presidente. Puede certificar el administrador único, cualquiera de los solidarios, los mancomunados conjuntamente; en sociedades unipersonales puede tanto el socio, como el administrador/es.
112 RRM.Si la Junta es Universal -de todos los socios-, basta con decir que lo es -Universal- y que en el Acta ya consta el nombre y apellidos de los asistentes (los socios o sus representantes).
Ha de constar la fecha en que se expide tal certificación.
Hay que decir si las cuentas anuales se han presentado de forma abreviada o PYMES, haciendo constar la causa.
Balance, y ECPN abreviados (175 LSA), Memoria abreviada (201 LSA)
PyG abrevido (176 LSA)
Decir que no hay obligación de Informe de Gestión (202.3 LSA), ni de someter a verificación las cuentas anuales por auditor (203.2 LSA).
Basta con una referencia a los artículos en que se permite usar las cuentas abrevidas o Cuentas Pymes.
En la certificación tb se dirá que las cuentas y el informe de gestión (en su caso) se ha firmado por todos los administradores, o si falta alguien, justificándolo.
3º Un ejemplar de las cuentas anuales: Balance, PyG, Memoria, y Sumas y Saldos 1ºTrimestre, 2ºTrimestre acumulado al 1º, 3 acumulado al 1º y 2º y 4º, acumulando todo el año;
4º Un ejemplar, en su caso del informe de gestión y del informe de auditoría, si tuviera obligación de auditor.
5º Un ejemplar de documento relativo a los negocios sobre acciones propias si la sociedad está obligada a formularlo.
6º Certificación que acredite que las cuentas que se depositan son las auditadas.
Una vez realizado el depósito, el Registrador califica en 15 días si los documentos son los exigidos por la ley, están bien aprobados por la Junta General, y constan las firmas preceptivas. Si así es, tiene por efectuado el depósito y lo anota en el Libro de depósito de cuentas. 219 LSA.
Para mayor concreción y detalle..WEB DEL REGISTRO MERCANTIL DEL DOMICILIO
Se publica en el BORME las sociedades que han cumplido con la obligación de depósito. 220 LSA.
Sanciones. 221 LSA.
El Registro Mercantil cierra sus puertas a la empresa que no deposita sus Cuentas Anuales, salvo para cese/dimisión de administradores, apoderados generales, liquidadores, revocación de poderes, disolución de la sociedad y lo que diga el juez.
Posibilidad de multa (1.200 a 60.000 euros) por el ICAC
TAMBIÉN PUEDE HABER LIBROS REGISTROS ALTERNATIVOS Y COMPLEMENTARIOS EXIGIDOS POR LA NORMATIVA DE CADA IMPUESTO.
