Contabilidad casera II

Se que lo prometí en la primera entrada y que ha tardado mucho en llegar la segunda parte pero al fin aquí está. Vayamos con las novedades que trae esta segunda entrada sobre contabilidad. En primer lugar ya tenéis lista para la descarga la versión 2.0 de la plantilla que ya presenté en la primera entrada. Aquella plantilla solo era una base que debía servir de inspiración para quienes quisiérais llevar vuestra contabilidad. Aun le faltaban muchos aspectos muy mejorables. Pues la mayoría de los puntos débiles de la anterior plantilla se han corregido en esta nueva versión radicalmente renovada como veréis. Explicaré pormenorizadamente todas sus mejoras y los resultados que yo obtengo para que podáis comparar resultados.

También fuisteis unos cuantos los que sugeristeis el uso de otros programas. Expondré también en este hilo vuestras sugerencias. A pesar de todo sigo siendo un amante de las plantillas excel porque se lo que hago. No tengo esa sensación de caja negra que tengo cuando uso un programa hecho a medida. Sé exactamente qué calculo y cómo lo calculo y lo mejor de todo. Si algo no me gusta como lo hace mi tabla se cómo modificarlo. Puedo adaptar el programa a mi gusto tantas veces como quiera y esa libertad pocos programas la dan. Pero vayamos al grano.

Para empezar os podéis bajar la plantilla de este enlace tanto en versión Excel de toda la vida como en versión OpenDocument para OpenOffice. Yo personalmente trabajo en NeoOffice para Mac pero convierto la plantilla a Excel pues soy consciente de los problemas de compatibilidad que muchos tendríais si solo la presentara en su formato original. Eso lo digo porque no hace falta pensar en piratear el Excel si alguien no lo tiene. Podemos hacerlo todo con software libre, gratuito y sin problemas.

plantilla2.xls
plantilla2.ods


Nota: Los datos presentes en la hoja solo son datos de ejemplo y, evidentemente, no pertenecen a ninguna contabilidad real ni mía ni de ninguna tercera persona. La plantilla original está generada con Neooffice y exportada a excel. Aunque se han corregido en la medida de lo posible puede que haya alguna deficiencia en la portabilidad del documento.


1ª Hoja: Contabilidad
Cuando abráis la plantilla, si la comparáis con la anterior veréis que la primera hoja, la de la contabilidad, ha cambiado mucho y ha cambiado a mejor. Lo que salta a la vista es el mayor colorido y claridad. Es más visual pero todo tiene un sentido. En primer lugar he diferenciado claramente cinco bloques. Cuentas y depósitos, acciones, fondos de inversión, balance y ahorro y gráficos. Las demás hojas las colgaré en próximas entradas.

1.- Cuentas y depósitos (Bloque 1)
Aquí disponemos los rendimientos obtenidos por intereses en nuestras cuentas remuneradas. Rendimientos por devolución de recibos, por vencimiento de depósitos o por cobro de dividendos. También colocamos aquí los rendimientos de las operaciones finalizadas en nuestras cuentas de valores o fondos de inversión abiertos. En este caso podría ser que los rendimientos por el capital fueran negativos si las operaciones finalizaron con demasiadas pérdidas. Cuando cerramos una operación el balance de dicha operación, comisiones incluidas, se colocará en la casilla correspondiente al broker. Finalmente, el total serán los intereses. Si hacemos las cosas bien esta cifra debería ser positiva y creciente con el tiempo. En este primer bloque no hay cambios.

2.- Acciones y fondos (Bloques 2 y 3)
Esta es la parte donde controlamos el estado de nuestras posiciones de medio/largo plazo. Este bloque sí ha tenido serios cambios aunque sigue presentando algunas deficiencias. En cursiva he colocado todas las filas que se calculan automáticamente para evitar confusiones. Las que no están en cursiva son las que deberemos actualizarlas manualmente y son cuatro. El número de acciones en cartera que solo variará cuando hagamos compras o ventas. La cotización al cierre del último día hábil del mes. Los dividendos en caso de que los haya. Y finalmente las nuevas compras y aportaciones y/o ventas y reembolsos que se hayan durante el mes. El capital invertido se calcula mediante el producto del número de acciones por su cotización. Las rentabilidades son dos, la mensual y la acumulada. Ahora ambos rendimientos incluyen el cobro de dividendos pero aun siguen sin tener en cuenta las comisiones. Las comisiones solo se incluyen en el balance final de la compra/venta el resultado de la cual introduciremos en el primer bloque cuando la operación haya finalizado, así no es tan lioso ni hace falta desglosar tanto el coste. Además, para evaluar las operativas tendremos una hoja específica para ello de la que hablaré más abajo.

El sistema adolece, sin embargo de un pequeño punto débil que no he sabido subsanar del todo bien. Y es justamente el tema de las aportaciones y compra/ventas. El cálculo de las rentabilidades es muy sencillo cuando trabajamos con una aportación única que mantenemos durante un cierto tiempo tras el cual vendemos el total de activos pero en muchas ocasiones habremos hecho compras o reembolsos fraccionados y calcular eso no es fácil de implementar en la tabla. Os comento un par de trucos que uso y que os pongo como ejemplo en la plantilla.

Para el caso concreto de que la compra inicial de la acción o fondo se haya ejecutado en un plazo de menos de un mes una forma sencilla de empezar a calcular las rentabilidades es calcular el valor medio de la acción a la que se ha comprado, es decir que se dispone en la tabla como si fuera una compra única a ese precio medio ya que viene a ser lo mismo.

Cuando realizamos una compra puede que queramos ver los rendimientos obtenidos dentro del mismo mes en ese caso podríamos poner la compra como si la hubiéramos realizado el mes anterior por lo que así en el mes en curso ya visualizaríamos los rendimientos.

Finalmente en los rendimientos obtenidos en la cartera global no tengo en cuenta los dividendos ni tampoco implementa del todo bien las nuevas aportaciones y reembolsos ya que los rendimientos los calcula mes a mes por lo que su cálculo no va a ser del todo exacto. Mi consejo si queréis un cálculo más preciso de los rendimientos de vuestra cartera es que uséis la utilidad de la página de Rankia. La he probado y es muy práctica. Además calcula las rentabilidades día a día y cualquier compra o venta que realicemos queda computada teniendo en cuenta también las comisiones para la medición de las rentabilidades. Para carteras de largo plazo puede ser una herramienta muy útil para tener siempre bajo control la rentabilidad que llevamos y complementar así a nuestra tabla de contabilidad personal.

La cartera de ejemplo de mi plantilla tiene posiciones abiertas desde antes de noviembre en Repsol, Iberdrola y Gas Natural, cierra parcialmente posiciones en Repsol en enero y abre posiciones ese mismo mes en BME. Como veis el saldo de apertura y cierre de posiciones se pone en la última casilla de cada bloque para que el cálculo de la posición global lo tenga en cuenta. De todas maneras en mi plantilla no os fiéis mucho de las rentabilidades totales tanto en la posición global de cada fondo como en el valor global de la cartera de acciones. Las fórmulas aun tienen que mejorarse y por ahora su resultado no es muy bueno, especialmente cuando la operativa es fraccionada en el tiempo. De todas formas si consigo mejorar sus resultados ya colgaré aquí la versión mejorada.

3.- Balance y ahorro (Bloque 4)
Este bloque también ha sido profundamente reestructurado aumentando la claridad y la información contenida en él. Se dividen en tres partes. Los ingresos los gastos y los resultados globales del balance final.

El subapartado de ingresos es sencillo. En principio no pondremos muchas filas aquí. Una fila sería la nómina, por supuesto. Podemos desglosar los meses que tengamos paga extra o no. Yo no los desgloso y lo cuento todo junto sin más. También aquí podemos poner ingresos extraordinarios que podrían venir por la venta de segunda mano de algún bien o por un premio en algún sorteo, cualquier cosa fuera de lo habitual. Debería ir aquí también hacienda en caso de que nos tenga que devolver dinero ese año. Y, por supuesto, cualquier otro ingreso más o menos habitual que podáis tener. Todas esas filas se insertan manualmente menos la de intereses que, como veis, está en cursiva. Esta fila extrae el valor total obtenido en el primer bloque. Normalmente será siempre positivo pero como ya dije puede ocurrir ocasionalmente que un mes sea negativo a causa de haber deshecho alguna mala operación bursátil. En todo caso, y dado que es un valor automático, prefiero ponerlo en ingresos ya que por regla general será un valor positivo.

El subapartado de gastos está mucho más desglosado y es sobre el que, como ya dije en la entrada anterior, podemos trabajar para reducirlo y aumentar así nuestro ahorro final. Esta vez lo he subdivido en el apartado vivienda y servicios donde se ponen los gastos de la casa. He creado un subapartado a parte para el teléfono e internet, considero que pueden suponer una parte importante del gasto en muchas cuentas y tratarlo individualmente puede ser útil para ver su evolución. Luego por supuesto el apartado de alimentación. Aquí pondremos todas las compras en supers, mercados y colmados. También deberían ir aquí los gastos en los comedores del trabajo de estudios en caso de que nos quedemos a comer.

Soy consciente de que los gastos en transporte en muchos casos tienen mucho peso en la economía familiar así que tienen su apartado propio. Aquí yo coloco mis gastos de metro y bus, mis gastos de tren cuando voy a los alrededores de la ciudad y mis gastos de bici, mantenimiento cuota del servicio de bicicletas. Los que tengáis automóvil o moto deberíais colocar aquí sus gastos. Mi caso puede ser atípico pero no por ello menos ejemplar, cuando busqué piso me coloque cerca del lugar de trabajo y carezco de automóvil privado lo que reduce mi gasto en transporte a unos exiguos 20 euros mensuales de media. No quiero imaginarme lo que gastaría si viviera lejos y tuviera moto propia ya no digamos coche. Creo que directamente no podría ahorrar prácticamente. Por eso siempre digo que mi mejor inversión ha sido no tener coche, la libertad económica que me da carecer de él me permite paradójicamente ahorrar mes a mes cantidades muy significativas y encima poderme pegar viajes en vacaciones. A veces la consecuencia de tener coche conlleva podernos mover menos. Lo mejor de todo es que en una ciudad tener o no tener coche no nos aporta nada en calidad de vida más al contrario, tenerlo puede llevarnos muchos quebraderos de cabeza.

Naturalmente y como no podía ser de otra manera tenemos que incluir el subapartado ocio. El problema del ahorro extremo es que muchas veces lo primero que se recorta es en ocio. El ocio es un gasto prescindible por excelencia ciertamente pero ¿qué sería de la vida sin el ocio? ¿Para qué trabajar entonces? Naturalmente en familias que se han quedado en el paro o que apenas llegan a fin de mes porque han visto severamente recortados sus ingresos puede que no haya otra solución pero si no es ese nuestro caso no creo que debamos sacrificar esa parte de nuestra vida. Al fin y al cabo nuestro objetivo es ganar más trabajando menos. En mi caso personal el ocio supone normalmente un 10% de mis gastos totales alcanzando tasas del 30% al 60% en los meses que nos vamos de viaje. Yo en ocio incluyo las comidas fuera de casa y las pedidas a domicilio, los viajes por supuesto, las salidas al cine, teatro, museos, cualquier cosa de ese tipo. La compra de libros o películas también iría aquí aunque como ya dije en la entrada sobre el control de gasto este tipo de gastos son fácilmente evitables. Los gastos en transporte en los viajes los cuento aquí ya que considero que forman parte del viaje y no de mis gastos habituales de transporte.

Finalmente todo lo que no puede ser clasificado en ninguna de estas categorías lo pongo en otros, aquí coloco los gastos en ferreterías y en los chinos, los regalos, los gastos en ropa o en peluquerías etc. Gastos esporádicos y que forman en total una parte nada despreciable. La tabla es muy moldeable y si alguien se anima a usarla puede añadir o quitar categorías según lo desee. Lo ideal es que cada cual se la ajuste y adapte a sus necesidades. No todo el mundo tiene el mismo perfil de gastos.

En los totales de cada categoría he incluido en negrita el total mensual, el porcentaje sobre el gasto total y el gasto medio acumulado. Es una media acumulativa, es posible que fuera más adecuado realizar algún tipo de media móvil, no lo se, lo tendría que estudiar pero lo que está claro es que cuando empezamos a realizar nuestra contabilidad tenemos una muestra de datos demasiado pequeña así que lo más sencillo es dejar una media acumulativa para al cabo de unos meses analizar sus resultados ya que los dos o tres primeros meses los valores que de aun no serán significativos.

Respecto a los resultados globales he dispuesto tres aunque sin duda podrían analizarse más. Aquí cada cual puede experimentar tratando de lograr sus fórmulas. En primer lugar se calcula el balance global que es el resultado de restar los gastos de los ingresos. Si hay ahorro el valor será positivo y así debería ser mes a mes salvo excepciones muy justificadas. A continuación calculo la tasa de ahorro que no es más que el porcentaje de dinero ahorrado respecto a los ingresos que tenemos. El tercer valor es la tasa media de ahorro acumulada que nos permite ver al cabo de unos meses cuanto ahorramos de media.

Respecto a mis resultados os diré que por ahora mi tasa de ahorro media ronda un 40%, muy por encima de la tasa de ahorro del español medio cifra con la cual estoy muy satisfecho pero que aun me gustaría incrementar.

Deciros también que con la herramienta de introducir comentarios podemos anotar aquellos gastos extraordinarios y explicarlos debidamente si fuera menester.

4.- Gráficos
El último bloque es nuevo respecto a la plantilla anterior. Dicen que una imagen vale más que mil palabras y en esto de los números suele ser así muchas veces, especialmente si andamos espesos con las matemáticas. Pues nada, yo me he personalizado dos gráficos interesantes. El primero va calculando la evolución de los ingresos, gastos y balance total, mes a mes. Se trata de un gráfico que deberemos ir agrandando conforme pase el tiempo y que nos irá mostrando los progresos que hacemos en nuestra economía. El segundo que he colocado es la típica tarta de porcentajes y se dedica fundamentalmente a disponer los gastos medios de nuestras categorías. Si añadís alguna categoría no olvidéis editar el gráfico para que la incluya también. Es muy visual y permite de un vistazo ver la contribución de cada parte de nuestro gasto. Como el gráfico lo hace sobre la media con el tiempo el pastel se irá estabilizando cada vez más. Podríamos hacer un pastel para los gastos del último mes para compararlos con la media, solo tendríais que copiarlo y decirle que en vez de a los gastos medios haga referencia a las filas de los gastos del último mes. Como todo aquí podéis personalizaros todo lo que queráis.



Otros programas de gestión
Yo soy amante de usar herramientas propias o al menos herramientas que me pueda personalizar a mi gusto. Naturalmente una tabla de excel nos puede llevar un tiempo de hacer y por eso tener una plantilla puede ser un buen punto de partida. Por un comentario anónimo descubrí también una página que contiene otras tablas de excel igualmente útiles.

http://economia-excel.blogspot.com/

Todo esto es para que veáis las posibilidades que hay. Luego cada cual puede hacerse un mix o modificar lo que crea oportuno esto es lo bueno de los programas personalizables.

A pesar de todo existen multitud de alternativas gratuitas también que pueden satisfacer todas vuestras necesidades. Antonio nos comentó la existencia de Moneytrackin. Se trata de un programa con el estilo de el gestor de cartera de Rankia. Es decir que se hace todo por web, necesitas registrarte e introduces allí los datos contables. No lo he probado pero puede ser una alternativa sencilla y válida para quien sobretodo esté de aquí para allá y quiera tener un sitio centralizado donde anotar siempre sus cosas. O simplemente para quien no quiera depender de software alguno.

SerLibre nos comenta la existencia de un programa gratuito con licencia GNU. Se trata de GNUcash disponible para las tres plataformas, windows, linux y mac aunque yo lo probé en mac y no me acaba de funcionar del todo bien pero debe ser un problema de incompatibilidad menor. Sea como sea parece bastante completo ya que incluye todo lo que una contabilidad puede necesitar. De hecho puede que más incluso.

Miguel Angel nos comenta que usa Homebank una herramienta al parecer también gratuita. No la he probado pero también tiene buena pinta.

Sea como sea y uséis la herramienta que uséis la cuestión es que nos acostumbremos a manejar unas cuentas lo más precisas posibles así el análisis que haremos será también más preciso.

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Y por ahora esto es todo. En próximas entradas seguiré afinando la plantilla añadiendo algunas hojas más. Para la operativa bursátil tengo una hoja específica que controla con mucha mayor precisión los beneficios o pérdidas por operación. La presentaré próximamente y en principio debe complementar a la información sobre la cartera contenida ya en la hoja de contabilidad.