Preliminar
Aún cuando en términos logísticos, este post seria de mejor publicación una vez acabados “los capítulos” de la “gestión riesgo comercial de clientes”, entiendo que es la oportunidad por dos motivos:
1 - Mi propia logística que no tiene acabada la serie de la “gestión del riesgo comercial de clientes”, y lo reconozco, una parte de ella ni siquiera empezada.
2 – Que si tenemos que renovar operaciones bancarias en estos momentos, o pedir de nuevas de cara a inversiones a realizar a principios de 2012, mas o menos hasta mayo-junio, y en general, las entidades se ponían poco pesadas en la entrega de balances intermedios, pero ahora ya en septiembre, además de toda la “documentación tradicional”, quieren un balance y cuenta de resultados al menos a junio o si es posible julio. Sin el mismo corremos el riesgo de que nuestra petición se quede ahí "durmiendo el sueño de los justos", no sé "en otras latitudes" pero al menos en Catalunya, se ponen de un pesado de la leche con esto, llegado julio y obviamente mas adelante, lo quieren si o sí, y no veo porque no a va ser igual en toda España (la pesadez con esto).
El porque de las solicitudes de balances provisionales o intermedios por parte de las entidades financieras.
Hay que entender este tipo de solicitudes, la economía española sigue “sin levantar cabeza”, algunas ven “brotes verdes”, pero me parece que los demás no los vemos por lado alguno, es más, puede que estemos tocando fondo, sin embargo no se ve todavía en el horizonte el periodo de estancamiento que suele llegar tras cualquier crisis, antes de proceder a un despegue (ligero o no), con lo cual, y en mi opinión, no han caído todas las empresas que lamentablemente son “carne de crisis”. Es muy probable que “la parte gorda” ya esté contabilizada, pero algún goteo queda todavía, repito, lamentablemente. Por tanto sobre un balance cerrado a 31/12/2010, presentado a la Agencia Tributaria con motivo del impuesto de sociedades, y la consecuente presentación en los Registros Mercantiles, reconozcamos que son más de 6 meses y pueden ocurrir muchas cosas, para bien o para mal, pero “un mundo” en todo caso.
En relación a estos “balances intermedios” o “provisionales” comento seguidamente, que como todos conocemos (o la mayoría) no son mas que las cuentas en forma de balance de situación y cuenta de explotación, desde uno de enero hasta una fecha determinada del año en curso.
Nuestros estados financieros - confección y ajustes de "intermedios".
El problema de este tipo de estados financieros, es que hay diversas partidas que solo tienen su reflejo en la contabilidad una vez al año, o puede que un par de veces, con lo cual dependerá de la fecha de dicho de balance intermedio o provisional, para que estén contempladas o no.
Las grandes empresas, o algunas medianas lo tienen en perfecto estado de revista, porque hacen periodificaciones al efecto, contabilizando periódicamente en concepto de provisiones, gastos anticipados, o ingresos anticipados, de forma que dichas partidas tienen su reflejo contable de forma mensual, en la parte del coste anual que afecta a cada mes, sin embargo las pequeñas empresas (generalizando) no actúan así, suele pesar mas un criterio de caja en este tipo de registros contables, de forma que se hace la contabilización, en el momento que se produce efectivamente el pago o el cobro.
Partidas que afectan a este tipo de situaciones (algunos ejemplos)
- Primas de seguros
- Cuotas de mantenimientos informáticos
- Cuotas de servicios diversos (Empresas de riesgos laborales, revisiones médicas al personal, controles sanitarios de las instalaciones, etc.)
- Intereses de depósitos o de operaciones de crédito/préstamo con pagos no mensuales (trimestrales, semestrales o anuales)
- Dividendos de sociedades filiales, asociadas o participadas
- Costes de presentación del impuesto de sociedades y cuentas en el registro mercantil (empresas que no tienen establecida una cuota fija mensual para todo el servicio de Asesoría fiscal y contable)
- Etc., etc.
Algunas de estas partidas y de manera individual tendrán poca relevancia en cualquier cuenta de resultados, pero su suma, convendremos que es ciertamente relevante.
Visto esto, si repasamos nuestras cuentas a 30/06/2011, las multiplicamos por 2, y la cifra que nos dará, probablemente sea muy distinta (o bastante) a los resultados obtenidos durante todo el ejercicio 2010, lo cual es posible, pero ciertamente será en pocas empresas, muchas nos conformamos con presentar unos resultados similares a los de 2010, porque en este 2011, tal como he indicado con anterioridad las cosas no tienen pinta de mejorar, es posible que en empresas turísticas dichos resultados sean mejores, porque, también en general, la temporada ha sido ligeramente mas satisfactoia que en el año precedente, entiendo que motivado, tal vez, por la provisional “eliminación” de la competencia del norte de África, debido a sus problemas políticos, (esperemos que en términos humanitarios se solucione rapidamente) y que por la misma crisis, el turismo interior fue una opción, frente a la opción del extranjero.
La documentación, en general (insisto) que solemos entregar a nuestros proveedores financieros, es:
- Último impuesto de sociedades o dos últimos si somos clientes nuevos.
- Liquidación de IVA de los trimestres transcurridos del año en curso, y del resumen IVA del año anterior.
- Liquidaciones del IRPF (retenciones al personal) – solo lo solicitan algunas entidades.
- Fotocopia del modelo 347 de clientes y proveedores. (si no estamos en el sistema de devolución mensual, artículo 30 de la Ley de IVA, por la que no lo podremos entregar, al no existir obligación de su presentación)
- TC1 y TC2 del último mes pagado – solo lo solicitan algunas entidades.
- Listado de nuestro pool bancario con detalle de límites y deuda viva, documento que contrastaran con la posición de deuda global bancaria registrada en el Banco de España (CIRBE).
- Verificación en el registro de la propiedad de fincas propiedad de la sociedad, caso de que las tengamos.
- En su caso, otra información aclaratoria de la documentación anterior.
- Balance y cuenta de resultados provisional del año en curso (tema del presente post).
Ello al margen de documentación personal de los avalistas, concepto que dará para un futuro tema que pretendo desarrollar.
La presentación de dicho balance provisional o intermedio, en empresas pequeñas puede ser un problema, porque no es habitual periodificar algunos ingresos o gastos, tal como he indicado con anterioridad, ello puede provocar que para cumplir con los requisitos de la entidad que nos va a financiar o a renovar las líneas ya existentes, se confeccione un balance al efecto, sin tener la debida cautela, en cuanto a un análisis de las cifras que ello refleja, o no realizar un ejercicio de comparación con el año anterior y con las previsiones que podamos tener para el año en curso, y se acabe entregando un documento que probablemente tenga poca relación con lo que será el cierre de la contabilidad del año.
Es obvio que hay partidas contables de difícil previsión, como por ejemplo la morosidad, o una causa excepcional que afecte a nuestro negocio, no me refiero a esto, porque si ocurre, será perfectamente explicable y justificable, lo que nos puede perjudicar en el futuro es presentar un documento que cuando en su momento, nuestros financiadores lo puedan comparar con el cierre contable, observen que presuntamente se entregó un balance y cuenta de resultados mas o menos para cumplir con un requisito, pero que nuestros balances provisionales pueden carecen de credibilidad y como medida de precaución nos podemos encontrar que a la que solicitemos otra financiación solo den valor a lo que se puede contrastar, sean las declaraciones de impuestos o la presentación de datos ante los registros mercantiles, convendremos que si esta fuere nuestra imagen, puede ser un problema de cierto calado.
Entiendo que operaciones hay muchas, de entidades financieras también, menos que antes, pero mas que suficientes, pero de CREDIBILIDAD SOLO HAY UNA, si nos la cargamos para salir del paso, cumplir un requisito y obtener la financiación que pretendemos en aquel momento, tengamos claro que pagaremos la oportuna factura, y esto no interesa a nuestro negocio.
Por tanto, y aún cuando podamos tener mucho trabajo, que nos parezca un cierto despilfarro pagar algunas horas extras a nuestro contable, sea interno o externo, recordemos que en ello va NUESTRA CREDIBILIDAD, en consecuencia es una buena inversión dedicar un tiempo a revisar, justificarnos a nosotros mismos como empresa, cada una de las partidas que detallamos en un balance provisional, intentar realizar asientos de previsiones, provisiones y/o periodificaciones, de manera que nuestro balance provisional y salvo justificados imprevistos, sea proporcionalmente muy parecido a lo que determinarán nuestras cuentas anuales, con ello conseguiremos que nuestros proveedores financieros confíen en nuestros datos intermedios, que el documento tenga un valor cierto, y lo mas importante que cuando vertimos comentarios ante nuestros banqueros sobre la marcha de nuestro negocio, éstos sean tomados en consideración.
LA CREDIBILIDAD ES UN BIEN ESCASO Y DE ELEVADO VALOR.
Enlazando con el segundo post de mi blog http://www.rankia.com/blog/economia-domestica/909160-subcontratacion-contabilidad-empresa-gestorias-asesorias-fiscales es obvio que si tenemos subcontratado a un especialista en contabilidad (la gestoria o asesoria fiscal) debería ser sólo cuestión de indicar nuestro interés en “periodificar” este tipo de partidas únicamente anuales, bianuales o trimestrales a lo sumo, para que el mismo sepa exactamente que es lo que precisamos, y no estará nunca de mas, revisar lo que ha aplicado en la contabilidad para estos conceptos, mediante una reunión al efecto, que no nos debe suponer mas allá de una hora o puede que dos (en las consideradas al "p" de pymes).
Desarrollo de los ejemplos antes indicados:
Morosidad:
Es habitual en pequeñas empresas que las provisiones contables de morosidad se realicen a 31/12 coincidiendo con los apuntes contables de cierre de balance, y como ya he indicado no podemos prever lo que nos impagarán desde el momento de la confección del balance provisional, pero si podemos conocer los impagados que tenemos en cartera y en mayor o menor medida una previsión de recobro, con lo cual mi recomendación es que si hay fundadas dudas, se haga el asiento contable de dotación de morosidad y ésta quede reflejada en el balance provisional.
Ingresos a recibir una vez al año:
Pensemos por ejemplo en que participamos en una sociedad y ésta distribuye dividendos cada año en el mes de septiembre, y éstos son significativos en relación a nuestra cuenta de resultados, entonces si presentamos un provisional a 30 de junio, no podremos incluirlos, pero lo que si podemos hacer es un apunte contable del 50% de la previsión a cobrar, (o 7/12 partes si el provisional es de julio) ya que en julio la conocemos al haber estado en la junta general de socios o de accionistas, si no fuimos pues pidamos información, y en el momento de la recepción en septiembre procederemos a anular el apunte realizado en junio y realizar el nuevo. El mismo caso nos vale para los intereses de depósitos bancarios cuya remuneración nos será pagada de una sola vez, al vencimiento del mismo.
Amortizaciones:
No todas las pequeñas empresas cuentan con un aplicativo informático lo suficiente desarrollado como para hacer apuntes automáticos mensuales, trimestrales, etc., son muchas las empresas que lo hace una sola vez al año, y antes de ello tendrán “que cargar” en el aplicativo informático las nuevas inversiones realizadas o efectuar las bajas pertinentes, en estos casos una idea es antes de imprimir el balance hacer un asiento aproximado del año anterior, añadiendo las amortizaciones del periodo de los activos mas importantes cuantitativamente adquiridos durante el año, si el balance provisional es de 6 meses la mitad del importe, es un poco “chapuza” pero normalmente no hay mucha diferencia, y el “provisional” quedará bastante ajustado.
Partidas menores como seguros, mantenimientos, riesgos laborales, cuotas de servicios sanitarios, etc.:
Es habitual que su vencimiento no coincida con años, semestres o trimestres naturales (*) por tanto procederá un ajuste contable y su periodificación dentro de los meses transcurridos (reparto mensual del coste previsto), son partidas de poca significación, como ya indiqué, pero su conjunto empieza a suponernos unos gastos relevantes en cualquier estado de cuentas.
(*) Una de las formas de mejorar esto es solicitar a nuestros proveedores que los contratos venzan todos a 31/12, de esta forma a principio de cada año tendremos los costes contabilizados, pero esto que es muy simple de solicitar a las compañías, sean de seguros, de informática, o de mantenimientos, puede suponer un problema de tesorería para algunos negocios, porque resultará que el día 2 ó 3 de enero tendremos que pagarlo todo junto, por tanto será una solución contable maravillosa (y de más fácil reparto durante el año) pero un problema en términos de tesorería en algunos casos.
Préstamos, cuyo pago de intereses no sea mensual:
Es poco habitual, pero si existen, deberiamos hacer la oportuna "periodificación" al estilo de lo que se indica en el punto anterior.
Impuesto de sociedades:
La previsión sobre los resultados del período nos la puede hacer nuestro asesor fiscal y hacer el asiento "provisional", no obstante esta partida no es necesario que la pongamos, porque esto se sabe de solo se genera con el cierre contable, por tanto nuestras entidades financieras, comprenden que no esté contemplado.
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Si atendemos a todas estas cuestiones, para las que cada negocio tiene sus particularidades, podremos presentar un balance intermedio bastante coherente con lo que depararán las cuentas anuales les año, y nuestros proveedores financieros determinarán que nuestra empresa tiene un buen control interno (*) y sus datos, aunque no puedan ser contrastados por declaración de impuestos o declaración estadística alguna, son creibles, y todo apunta que NUESTRO NEGOCIO ES DIGNO DE CIERTA CONFIANZA EN SUS DECLARACIONES, AÚN CUANDO NO EXISTAN DOCUMENTOS OFICIALES PARA SU CONTRASTE, esto es obvio que va a nuestro favor. Y no pensemos que es un trabajo muy complicado, de verdad, no lo es, se trata de aplicar el sentido común y dedicar un poco de tiempo, no mucho, a revisar lo que entregamos a terceros, pensando siempre en las ventajas de ello, que creo demostrar que si existen.
(*) Un buen control interno, y aún cuando la cosa no es automática, suele ir parejo con "buenas maneras" de hacer negocios, o al menos eso suelen entender nuestros proveedores financieros, para los cuales, muy a menudo un control contable y económico deficiente (a su jucio) suele ir de la mano de otros problemas empresariales, y a ellos no les interesa prestar a quien consideran "algo descontrolado", les gustan los temas previsibles, analizables y medibles, al final si trabajamos con nuestro propio dinero, podremos hacer lo que nos venga en gana, pero si por el contrario precisamos "trabajar" con el dinero de otros, estos "otros" quieren tener opinión, será justo o injusto, pero creo que es así.
Recordemos: OPERACIONES, NEGOCIOS Y OPORTUNIDADES, PODREMOS TENER MUCHOS EN NUESTRA VIDA EMPRESARIAL, PERO DE CREDIBILIDAD SOLO TENEMOS UNA, SI LA PERDEMOS PUEDE QUE AL MISMO TIEMPO LIMITEMOS LAS OPORTUNIDADES.
