Siguiendo con el símil de las comunidades de vecinos, sigo manteniendo que gobierno y comunidades son estructuras muy parecidas; con la salvedad de que el presidente no es la misma figura en ambos casos. Es decir, entiendo que el gobierno de un país es similar a la administración de fincas de una comunidad, al ser esta quien toma las decisiones, propone, controla y gestiona los recursos. El presidente de la comunidad, no sería en un país otra cosa que uno de los canales de los vecinos para transmitir las quejas y situaciones, como puede ser cualquier organización o asociación.
Sé que lo que estoy diciendo no es correcto desde el punto de vista jurídico, donde simplemente estoy mezclando churras con merinas, pero debemos tener en cuenta lo que pedimos a unos y a otros.
Para que lo entendamos, y siguiendo con el repaso a mi “legislatura”, de las primeras cosas que se hizo fue tratar de aclarar las cosas con la administración de fincas y para ello, en la primera junta, uno de los puntos fue entregarle una carta en la que manifestábamos lo que pedíamos, queríamos y esperábamos. Como verán es una carta que con muy pocos cambios se puede enviar al gobierno.
La carta decía:
“Por la presente nos dirigimos a Vds. Con un doble propósito.
Ante todo me gustaría comunicarle algunos aspectos con carácter previo a la exposición de nuestras intenciones.
En primer lugar, debemos señalar que somos conscientes de la capacidad de su empresa y en particular de sus empleados (XXXXXXXXXXXX), que han desempeñado con gran interés y merito las funciones que se le encomiendan. Por supuesto, agradecemos que en el pasado octubre aconteciese una emergencia y acudiese personal y dirección de la empresa en horario no laboral un sábado.
En definitiva, nos gustaría dejar claro que existe una base de confianza tanto en las aptitudes como en las actitudes de la empresa.
Por supuesto, han existido desacuerdos y desencuentros. En este punto me gustaría dejar claro que somos conscientes de que la mayor parte son fruto de malentendidos. No es nuestra intención proceder a una enumeración de desencuentros, para continuar con una lista de razones que los han causado. Asumimos que hemos cometido errores como comunidad, de forma que ustedes tendrán razones para defender sus actuaciones en determinados momentos. Me gustaría que ustedes actuasen de igual modo, Asuman que han cometido errores y que en determinados casos la comunidad tiene motivos para queja. Particularmente, considero muy favorable el admitir un error y solucionarlo. En conclusión no veo motivo para entrar en una discusión de desencuentros pasados, con ataques y defensas mutuas, que nada o poco aportan. De hecho todos los reproches mutuos quedarían anulados porque por encima de todo es interés de la comunidad seguir contando con sus servicios, (y ya han sido testigos de las intenciones con otros proveedores). Confiamos que ese interés sea mutuo y realmente se dediquen todas las palabras y discusiones a lo realmente importante: “El futuro”. Ahora bien, también queremos señalar lo obvio. Estamos dispuestos a pasar lo justo y necesario por los servicios que demandamos. Por tanto me gustaría explicarle las dos vertientes de esta afirmación, (tanto lo que demandamos, como los aspectos que nos parece justo que se tengan en cuenta para la valoración). Para que quede claro, y aunque sea redundante, queremos manifestarles los servicios que les pedimos que presten, y razones y propuestas para que el coste del servicio se reduzca. Consideramos oportuno el esfuerzo para eliminar malentendidos que se han dado, entendiendo que la claridad proporcionará beneficios mutuos, tanto en el ámbito económico, como en el de la relación entre nosotros.
¿Qué les pedimos?.
No nos entretendremos en ideas generales del tipo profesionalidad, seriedad, compromiso y otros conceptos generales debido a que estoy seguro que esa es la base de cualquier relación, (tampoco tenemos dudas de que los vamos a tener, tal y como ha sido hasta ahora). En cambio vamos a hacer un esfuerzo de concreción para expresar claramente y sin lugar a dudas lo que estimamos que deben hacer en una serie de puntos:
- El primer punto es que asuman que la filosofía del administrador sea la de la comunidad. “Conseguir la mayor calidad posible con el mínimo coste para la comunidad”. En definitiva se trata de definir los puntos que deben cumplir cada servicio o empresa suministradora, solicitar a las empresas los precios para cumplir esos puntos, y exigir íntegramente su cumplimiento.
- Lo primero que le pedimos es que lideren la gestión de la comunidad. Eso significa que el administrador debe “perseguir” al presidente para proponer y sacar las medidas adelante.
- Pedimos que el administrador presione a las compañías suministradoras de servicios. En particular el administrador cuando una compañía nos impone una subida de tarifas desproporcionada, (por ejemplo en el cambio de año). Entendemos que todos los años los proveedores nos suban en torno al 10 % del precio no es ni asumible ni entendible. Para ello entendemos que se deben aprovechar posiciones de fuerza al ser una comunidad grande y Vds. Podrían presionar con otras comunidades. En resumen esperamos que con su intermediación consigamos los servicios que requerimos a un coste menor que el que nos correspondería en caso de negociar nosotros directamente confiando en que sepan aprovechar su fuerza y nombre.
- Pedimos agresividad en el derecho de los intereses de la comunidad. Si una empresa no cumple sus obligaciones nos gustaría que tomasen el papel de “poli malo”. Que hagan lo que sea humanamente posible para que cumplan incluyendo acciones ante consumo, judiciales,… Podemos comprender que ante una injusticia o irregularidad no se consiga nada reclamando. Pero no podemos entender que se entienda como normal la injusticia y ni tan siquiera se reclame. Es el caso particular de las cláusulas de los contratos que se puedan considerar abusivas. (entenderemos que al final un juez estime que no lo son, pero debemos llegar hasta el final para evitar abusos)
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Confiamos y esperamos que
XXXXXXXXX, lideren los nuevos retos que se plantean a partir de ahora. Hay una serie de puntos en particular que nos interesan a todos:- Mantenimiento del edificio. Debemos establecer un plan básico de mantenimiento que incluya limpiezas de canalones, revisiones comunitarias de electricidad, agua y gas. Puede ser que las otras comunidades no se preocupen hasta que ocurra el desastre, pero nosotros creemos necesario evitar estas cosas.
- Con alta frecuencia se debe informar a los vecinos de la situación económica de la comunidad. La propuesta es que se llegue a elaborar un informe mensual para puesta a disposición de los vecinos con los datos de costes del mes, ingresos, y previsiones de ingresos y gastos trimestral y otras informaciones relevantes, (pagos a realizar en el futuro, etc…).
- Plan para acabar con pagos en efectivo, y deudas a favor de la administración. Entendemos que en breve deberíamos acabar con este procedimiento un tanto oscuro. Queremos que el estracto bancario sea lo más parecido posible al estado de cuentas. (las diferencias nos gustaría que fuesen gastos de escasa cuantía). Ello se conseguirá con la adecuada previsión del punto anterior.
Una vez expuesto esto, nos gustaría exponer los puntos que entendemos harán que se replanteen sus tarifas:
- Somos conscientes que el volumen de trabajo depende del número de vecinos del inmueble. Por lo tanto asumimos que una parte del coste en que incurren depende de esa variable. Sin embargo lo que queremos que entiendan es que la mayor parte del coste no depende de ello. Tendremos factura para el mantenimiento de ascensores, que tendrán que controlar, pagar y vigilar, (y da igual el número de vecinos que haya). Igual pasa con las juntas, con el resto de servicios,….Una parte importante de su trabajo por tanto son importes fijos por ser la comunidad. En consecuencia estos deben repartirse entre más vecinos y por tanto ocasionar una reducción del precio. (Dicho de otra forma no entendemos que le cueste lo mismo los honorarios por vecino si son 10 vecinos o 44).
- Respecto a la comunidad del garaje, vamos a hacer lo posible, dado que los vecinos y los proveedores son casi en su totalidad los mismos, y las problemáticas en su conjunto son incluso comunes, (bajantes, estructuras, son compartidas…), para llevar todos los asuntos de forma conjunta, incluso realizando las juntas a la vez. Por tanto no podemos entender que nos cobren por el garaje.
- Estamos y pretendemos trabajar para que mejorar la organización de forma que se abra un correo electrónico, se instauren informes predeterminados,… Todo ello para que la administración reduzca sus costes de forma importante para con nosotros.
- En este escrito pretendemos poner las bases para que en el futuro existan menos malentendidos, incidencias, y discusiones que a fecha de hoy estoy completamente seguro que implican un coste importante para la empresa. La comunidad apuesta por ello y esperamos lo mismo.
- A lo largo del tiempo la comunidad ha hecho un esfuerzo importante por mejorar condiciones, proveedores y la gestión. Ustedes se pueden aprovechar de nuestro esfuerzo, de forma que hoy en día van a tener una serie de presupuestos y datos de empresas de todos los servicios que pueden y deberían ofrecer a otras comunidades para conseguir varias cosas:
- Mejoras en los precios a sus clientes.
- Poder de negociación suyo ante clientes y proveedores. (Se me ocurre que pueden conseguir descuentos exclusivos para sus clientes de forma que incentivan la captación de clientes y además un trato especial a la hora de resolver los problemas por parte de los proveedores, lo cual redunda en que se incrementa la calidad a la hora de tenerlos a Vds como administradores.).
- En general obtendrán nuestra comprensión, apoyo y ayuda para todo lo que estimen. Esto significa que nosotros apostamos por Vds. (y no solo con la factura), confiando en la reciprocidad de las relaciones.
- Debe tener en cuenta la existencia de un fuerte impacto comercial. Me gustaría que piense en las personas del edificio situado en una posición estratégica dentro de la plaza, (y debe Vd. Ser consciente de las posibilidades de marketing que se abre), afirmando sin pudor: “La administración de fincas muy bien, siempre hay algún problemita pero cuando se los comentamos se comprometieron a solucionarlo y nos ajustaron el precio”. Piense que todos estamos deseando decir aquello del anuncio: “tenemos el mejor servicio al mejor precio”.
Por cierto, nos vamos a permitirle una sugerencia en lo anecdótico. Hemos comprobado que en la contabilización de todos los servicios consta el importe total de la factura como gasto, salvo en sus facturas que aparece desagregado en dos partidas: por un lado los honorarios y por otro lado el IVA. Sé que pretenden que tengamos claro lo que Ustedes cobran y lo que cobra Hacienda. Sin embargo no hacen lo mismo con la limpieza y el resto de las facturas. Les digo sinceramente que opten por uno o por otro criterio para el conjunto de las facturas. Creo que este sistema es contraproducente comercialmente hablando.
Sin otro particular, confiamos seriamente en que comparta por lo menos una amplia mayoría de lo expuesto y que ésta nueva era sea especialmente fructífera para las dos partes.
Reciba un cordial saludo”.
En general, salvo cosas muy específicas es curioso que lo que le pido a la administración de vecinos en el ámbito de la comunidad de vecinos es lo que les pido a mis representantes políticos.
