Una interrupción a tiempo aumenta la productividad
Correos electrónicos, reuniones imprevistas, llamadas telefónicas, vistazos a las redes sociales y alguna que otra charla en la máquina de café no convierten a un trabajador en alguien menos productivo. Al contrario, Douglas Conant y Mette Norgaard defienden en su libro ¡Vivan las interrupciones! (editorial Empresa Activa) esas pequeñas pérdidas de tiempo en la oficina.
Los autores sostienen que estas interrupciones pueden convertirse en verdaderas oportunidades de influir, guiar y moldear el curso de los acontecimientos. Cada una de ellas es una ocasión para transformar un momento. Y es que cuando una decisión se resiste, cuando un proyecto no parece avanzar o cuando un problema aqueja a un responsable, una parada puede servir para tomar aire y ver las cosas de otra manera.
Cada una de estas interacciones -que en libro son tratadas como ‘puntos de contacto’- pueden establecer “unas expectativas de rendimiento altas, infundir una mayor claridad y más energía en el programa”. Aunque en muchas ocasiones los líderes consideran estas interrupciones como distracciones sin valor para el trabajo, Conant y Norgaard defiende que “son el auténtico trabajo. Son los momentos que dan vida a nuestras estrategias y prioridades”.
Hace unos meses, la revista Fortune apoyaba la posibilidad de que algunas interrupciones en el trabajo no sólo no son perniciosas, sino que pueden resultar positivas e incluso necesarias. Además de esta publicación, la Universidad de Melbourne defiende las distracciones como un método beneficioso en la oficina. En un estudio que realizó en 2011 aseguraba que la gente que usa Internet por razones personales en su puesto de trabajo es alrededor de un 9% más productiva que aquellos que no lo hacen, porque los usuarios que se distraen en Internet “se concentran más y mejor”. Susan Scott, fundadora de la compañía de formación y desarrollo de ejecutivos Fierce Inc. asegura que “si la gente hace bien su trabajo no debería preocuparnos que existan ciertas distracciones”.
Pero como todo, para que los momentos de esparcimiento en el trabajo salgan rentables deben estar sujetos a un sistema que en ¡Vivan las interrupciones! divide en tres pasos:
1) Escuchar atentamente para comprender la cuestión.
2) Una vez comprendido, es necesario encuadrar la situación.
3) Impulsar la conversación para promover el asunto de que se trate.
“Cada punto de contacto está cargado de posibilidades. Cada uno puede forjar o romper una relación”, defienden Conant y Norgaard. Incluso una interacción breve puede cambiar lo que los demás piensan de sí mismos, de sus líderes y del futuro. Además, estos puntos de contacto funcionan como una red de relaciones. “Es posible que cualquier cosa que digamos o hagamos en un punto de contacto sea transmitido a cinco o seis personas de su red”. Algo que pueden utilizar los responsables para establecer un efecto exponencial que puede ayudar a resolver problemas o agilizar proyectos con otros puntos de vista que, sin estas pequeñas interrupciones, no serían escucha