Re: Tecnología
Hablar por teléfono. 12 Consejos.
El teléfono es un instrumento básico e imprescindible en la comunicación con nuestro entorno personal y profesional, de uso cotidiano en el quehacer diario de todos nosotros.
A veces comunicarse verbalmente no es tarea fácil. Si además añadimos que no se ve a la otra persona, la tarea se complica.
En una época como la actual, dominada casi exclusivamente por la imagen, el teléfono es un aliado para transmitir imagen de nosotros personalmente, de nuestra empresa o de buen profesional. La acción de descolgar el teléfono y contestar, es una carta de presentación. Debemos pensar siempre que “la primera impresión es la que queda”.
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Para ello, debemos observar una serie de consejos que han de tenerse en cuenta, para mejorar y conseguir una actitud positiva ante el teléfono, como:
Contestar cortésmente al primer o segundo timbre.
Dejar la tarea que se está llevando a cabo y concentrarse en la llamada que se va a atender. Ha de procurarse mantener una “escucha activa”, transmitir que se está escuchando. La falta de atención se nota y resulta molesta.
Es importante mantener una postura física erguida ya que la voz se distorsiona y decae. Si estamos inclinados sobre la mesa o con la mejilla apoyada en la mano, es una actitud que se trasmite.
La acción de descolgar el teléfono es abrir una puerta. Inmediatamente esta persona imagina con quién habla, por eso, se debe estar relajado. La respiración sosegada da impacto a las palabras y suaviza la tensión que existe.
Sonreír por teléfono es una de las mejores maneras de comunicar simpatía, interés y amabilidad; además, el tono de voz se hace más natural y cordial. La sonrisa se percibe instantáneamente y resulta agradable para el interlocutor.
Al hablar, se tiene que procurar que el tono de voz sea natural, más bien bajo (el teléfono acentúa el volumen), vocalizar, articular correctamente y hablar despacio.
No hacer ruidos identificables como masticar, suspirar, rascarse... Si se cae un papel, bolígrafo, etc., es mejor dejarlo y recogerlo más tarde, porque en el intento se corre el riesgo de tirar el aparato y, posteriormente, tener que dar explicaciones, pedir disculpas, ...
Es fundamental no tapar con la mano el auricular. Las palabras que tratan de ocultarse pueden ser oídas y el efecto es desastroso y descortés, aparte de no causar una buena impresión. Si se estornuda o tose, tape el auricular y a continuación, pida disculpas.
Un buen ejercicio de entrenamiento es telefonear ante un espejo. Aunque parezca ridículo, ayuda a comprobar tics, gestos de impaciencia o aburrimiento.
Ofrecer y demostrar buen humor, talante abierto y dialogante es muy positivo, ya que le muestra a nuestro interlocutor que es interesante escucharle y facilita la comunicación con él. Es importante atender sus demandas u opiniones, sin interrumpir, aunque no se esté de acuerdo con ellas.
El teléfono no debe ser un pretexto para “ir al grano” de manera desconsiderada y olvidando las normas de educación y cortesía.
Colgar precipitadamente equivale a dar un portazo. Cuando se produzca la despedida hay que agradecer la llamada y dejar al interlocutor con la sensación de no haber perdido el tiempo; si estamos trabajando dejaremos la sensación de que tanto nosotros, como por ejemplo nuestra empresa, se interesan por las personas y ofrecen soluciones y atención inmejorables.
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Actualmente es necesario comentar determinados aspectos relativos al uso del teléfono móvil con objetivos empresariales.
El uso del móvil para hablar con otra persona no tiene unas normas y usos distintos de las del teléfono tradicional. Lo que dota a dicho artículo de una característica propia, que afecta a la comunicación, es el tema de los mensajes y su portabilidad.
En cuanto al tema de los mensajes, tan solo resaltar que no está indicado para hacer comunicaciones con personas cuyo trato no es cercano o cuando es una relación formal: si prevemos que vamos a llegar cinco minutos tarde a una reunión, haremos una llamada, no mandaremos un mensaje. Tema aparte es cuando el receptor es un “amigo”.
El uso habitual del móvil y la generalización del envío de mensajes ha provocado la aplicación de un lenguaje propio a base de abreviaturas (porque = xq, también = tb, sé que te = sqt, etc.) que puede causar no pocos problemas de comunicación, independiente del mal uso que hacemos de nuestro idioma.
Aunque puedan parecer obvias y la breve extensión del mensaje casi obligue a ellas, hoy en día el protocolo social aconseja no utilizar este tipo de abreviaturas que no significan nada y destrozan y alteran la lengua en el ámbito laboral. Si la persona lo desea, debe limitar su uso a entornos familiares o de amigos y siempre que estemos seguros de que el receptor va a entender perfectamente el texto, porque esté habituado a esa misma jerga.
A pesar de sus inconvenientes se ha convertido en una forma rápida y fácil de información masiva. Actualmente se ha implantado el uso de “plataformas de mensajes” que utilizan muchas empresas con fines comerciales o de información general; por ejemplo, los mensajes de empresas de telefonía móvil, enviados a sus usuarios para informar sobre promociones, descuentos,...
La portabilidad nos permite iniciar una conversación en cualquier lugar. Evidentemente, ha permitido una mejor comunicación y localización de las personas pero también, en algunos casos, una falta de cortesía para los que nos rodean.
Mantener encendido el móvil, en muchas ocasiones, se ha convertido en una necesidad, sin valorar que puede molestar a las personas con las que usted esté reunido, en un almuerzo, en una conferencia, etc. Si debe dejarlo conectado, comente que está esperando una llamada importante y manténgalo en posición de silencio; si ha de hablar, no lo haga delante de todos, salga a un lugar apartado y que no interfiera en el desarrollo del encuentro.
Fuente: http://www.adrformacion.com/cursos/comunica/leccion2/tutorial4.html
Si un amigo es de verdad, su amistad perdura en el tiempo y con la distancia.
