¿Mejor manera de realizar los apuntes de contabilidad doméstica?

Hola foreros.
Hace ya un tiempo que vengo leyendo cosas en rankia para aclarar mis dudas sobre contabilidad doméstica, inversiones, etc.
Hoy me he registrado para poder hacer consultas de aquéllos temas que no acabo de controlar bien.

La verdad es que no sé si éste es el mejor subforo para poner esta pregunta, pero no he encontrado otro mejor.

Hace ya un tiempo que había intentado llevar una contabilidad doméstica de nuestros gastos e ingresos, para saber en qué gastamos más, anticipar gastos, controlar gastos de seguros, etc. Acabé bastante liado y había abandonado, pero este año quiero ponerme en serio a ello y por ello he metido todos los movimientos del 2013 (espero en el 2014 llevarlo más al día).

Por la versatilidad de poder usarlo desde cualquier sitio, estoy utilizando programas online.
En concreto Contamoney.com y también estoy probando myvalue.com (éste tiene la ventaja de importar los movimientos automáticamente, pero la gestión de los movimientos se me hace un tanto extraña, puede ser por mi impericia con el programa).

El caso es que la mayoría de los programas gestionan razonablemente bien los movimientos de los bancos y los apuntan a partidas de gastos genéricos (como "deportes", "grandes almacenes", etc).
Está bien para llevar un primer control de los gastos y comprobar los apuntes bancarios, pero esa contabilidad (creo que la llaman contabilidad de caja) no te proporciona una idea clara de en qué estás gastando el dinero.

Así por ejemplo, si compras unos zapatos de 70€ con la tarjeta de débito del banco en El corte Inglés (ECI), tendrás un movimiento con concepto de "El Corte Inglés Departamento" o similar en el extracto bancario que los programas te importarán como "Compras en Grandes almacenes" o una partida de gasto similar.
Pero no sabes si compraste un electrodoméstico o unos zapatos.

Esto es aún más difícil de controlar con las tarjetas de crédito que te las pasan un mes más tarde (y resulta difícil recordar qué compraste).

Lo que yo hago es crear una cuenta de "gastos pendientes de cotejar" en la que cuando hago la compra (o unos días más tarde, cuando me acuerdo) apunto un cargo de 70€ con concepto "compra de zapatos en ECI" y abonando la partida de gasto "Calzado".

Cuando importo los movimientos de la cuenta bancaria correspondiente, tendré un cargo de 70€ "El Corte Inglés" que apunto como un traspaso entre la cuenta del banco y "gastos pendientes de cotejar".

Así en "gastos pendientes de cotejar" puedo ver si tengo cargos pendientes por llegar a la cuenta del banco y si una vez importados los movimientos de las cuentas bancarias (más de una) no queda a cero es que hay algún problema de cotejo: gastos que se me olvidó apuntar, cargos que no han llegado al banco,cargos de más, errores a la hora de apuntar un gasto, etc.
Además me permite ver con más detalle en qué he gastado el dinero.

La COSA SE COMPLICA cuando compro por ejemplo unos zapatos (70€) y un electrodoméstico (120€) en ECI (por ejemplo).
Para controlar el gasto, hago dos apuntes en "gastos pendientes de cotejar":
-120€ "Compra electrodomésticos" como gasto Hogar/electrodomésticos.
-70€ "compra de zapatos" como gasto "Calzado".

Cuando llega el extracto, traspaso 190€ de "cuenta bancaria" a "gastos pendientes de cotejar.
Por tanto "gastos pendientes de cotejar" se queda a cero.

Lo difícil está en que si pasan varios días y hay algún error o quedan gastos pendientes que aún no se han cargado (de esa cuenta bancaria o de otra), ya no quedará a cero, y resulta difícil ver dónde está el error, ya que resulta complicado comprobar que ese apunte de 190€ de "El Corte Inglés" se corresponde con las dos compras de 70e y 120€

Algo similar pasa con las tarjetas de crédito o las compras en amazon o con paypal o ebay.
Yo he creado una cuenta para amazon y otra para paypal, así como cuentas para cada tarjeta de crédito.

Los gastos de efectivo los apunto directamente a la cuenta de efectivo (Monederos) apuntándolo al gasto correspondiente

Pero se hace un tanto complejo gestionar todas esas cuentas.

¿Cómo lo hacéis vosotros?
Siento el ladrillo, seguramente para alguien acostumbrado a los temas contables será algo obvio y rutinario, pero a mi se me hace complicado cotejar los gastos y cuadrar las cuentas.

Hola, yo utilizo un excel con todas las categorias que me parecen importantes para mi. Apunto todos las compras en efectivo y guardo todos los tickets de compra, recibos y facturas online que genero al mes con las targetas. A cada final de mes lo entramos manualmente con mi pareja en menos de una hora comparandolo con los cargos de la targeta y especificando por ej. 60 euros de una gran superfície (mirando el ticket), pues 10 a carne, 5 legumbres, 8 limpieza, 30 de calzado etc cosa que con programas automáticos es imposible detallar tanto en compras de muchos artículos en la misma compra y establecimiento.

Después genero una tabla dinámica en el mismo excel por meses y totales y también por medias de cada capítulo que te permite ver mucho mejor lo que va bien y lo que no.

Saludos

Yo te recomiendo que crees una tabla en excel con las categorías que creas convenientes. Yo tengo una sencilla y voy anotando cada vez que tengo un gasto. Si quieres tenerla a mano puedes subirla a GoogleDrive que es muy fácil de editar online.

En el excel tengo una hoja para cada año, puedes ir diseñando la hoja estos días y empezar en el 2014.

Arriba tengo una sección denominada bancos y a día 1 anoto el importe de las cuentas. Con esto puedes comprobar si vas ahorrando dinero...

Después tengo las columnas con los meses: Enero, Febrero, Marzo...

Y las filas con las categorías de los gastos:

Teléfono
Agua
Luz
Gas
Internet
Ropa
Alimentación
Coche
Ocio
...

Luego las filas con las categorías de ingresos:

Nómina
Intereses
Extras
...

Luego tengo una sección con el balance que muestra la diferencia entre los ingresos y gastos así como el porcentaje. En positivo si ahorras y en negativo si gastas más.

Por último un par de gráficos con los balances mensuales y el total ahorrado.

Si quieres te la puedo enviar sin problema y le echas un ojo para ver si te sirve como base, también la puedes modificar a tu gusto.

Mi correo es sochas arroba gmail.com

Un saludo!

Buenas, En plan casero Yo usaba el Ms. Money, La versión del '99 es fácil de conseguir y muy sencillo, y además te permite tener la "cuenta de credito":

Respecto al tema contable, Lo correcto, con contabilidad por partida doble:

Compra de Zapatos, 70€ a cuenta de crédito de VISA.
Y luego el día uno, pasas el cargo de cuenta de VISA a Cuenta del Banco. Y así a final de mes, tendrás la cuenta de VISA, a 0.

Siempre tienes la opción del Excel, aunque aqui te será mas dificil controlar como lo pagas.

Saludos

Yo también lo hago a mano con excel, con una hoja de cálculo creada por mi con las categorias que me parecían adecuadas.
Empecé a llevarla hace un par de años y la cree a partir de las plantillas e ideas que daban en estas entradas de un blog de Rankia

https://www.rankia.com/blog/ahorrador-compulsivo/409345-contabilidad-casera-i
https://www.rankia.com/blog/ahorrador-compulsivo/409425-contabilidad-casera-ii

que me "abrió los ojos" a esto de la contabilidad casera.
Con esa base he ido adaptando el excel a mis necesidades poco a poco

Saludos

Gracias a todos por vuestras respuestas.

¿Qué ventajas le véis al Excel sobre un programa como contamoney.com o myvalue.com, que además permite conectarse desde cualquier sitio?

En principio me parece más organizado y fácil de llevar la contabilidad con un programa específico que con el Excel.
Luego si quieres hacer análisis posteriores, siempre puedo descargar los movimientos y llevarlos al Excel con los gastos e ingresos ya organizados por categorías en una columna.

Aunque manejo el Excel desde hace tiempo, soy un usuario bastante limitado en estos aspectos de agrupar filas y hacer subtotales, etc.

La única dificultad que tengo con el contamoney (u otro similar) es el tema que comentaba de controlar bien los movimientos del banco y cotejarlos con los gastos realmente realizados.

Por lo que dice landerson, lo estoy haciendo correctamente.
Aunque él habla de tarjetas de crédito, yo también lo aplico en las de débito.

El contamoney sí que tiene una opción específica para las tarjetas de crédito, donde tú vas haciendo los apuntes de gasto mensual, y cuando importas el extracto bancario te deja seleccionar los apuntes a los que corresponde el cargo de la tarjeta.

Con las de débito, el apunte en el banco es inmediato.
La forma que encontré de tener un mayor control es hacer los apuntes de gasto en una cuenta de "gastos pendientes" y luego apuntar los movimientos del extracto bancario como un traspaso de dinero entre la cuenta del banco y la de gastos pendientes.

El único problema es que no tengo forma de seleccionar con qué apuntes de gasto de la cuenta de gastos pendientes se corresponde el apunte de la cuenta bancaria.
Dado que a veces tardan varios días en hacer el apunte en la cuenta bancaria, y que la importación del extracto bancario no la haces todos los días (en principio lo haría una o dos veces al mes), puede resultar complicado detectar un error, sobre todo si el gasto efectuado se reparte en varias partidas de gasto (lo has pagado de una vez pero una parte corresponde a calzado y otra a electrodomésticos, como en el ejemplo comentado).

Creo que esto se podría solucionar con asientos múltiples, en el que un solo apunte se pudiera desglosar en múltiples partidas de gasto. Pero esto es algo que el contamoney aún no tiene, creo que se lo pondrán pronto.

Por lo que comenta landerson, lo estoy haciendo bien desde el punto de vista de contabilidad por partida doble (aunque el contamoney y otros similares no son exactamente programas de contabilidad por partida doble).

En cualquier caso echaré un vistazo a esas hojas Excel que me proponéis, por que siempre me darán ideas, aunque sea a la hora de organizar las partidas de gasto.

Gracias, y si tenéis más ideas o sugerencias, serán bienvenidas.

La verdad es que cuando me puse a llevar esto de los gastos creo que no había tantas opciones de contabilidad online como ahora. Mire alguna programa específico (online y offline) y no se adaptaban bien a lo que quería hacer.
Ahora ya lo tengo todo montado con excel... para que cambiar ;)

Creo que el llevarlo con un excel propio tiene la ventaja de que lo adaptas a tus necesidades y tu forma de "organizarte" económicamente sin tener que adaptarte a la estructura que te imponen en un programa ya hecho, que a lo mejor se mete en complicaciones que ni quieres ni necesitas o se queda cojo en cosas que tu quieres más detalladas...
Por otro lado, a mi eso de dar acceso a mis cuentas a terceros y el tener toda mi información económica por ahí en webs de terceros me da bastante reparo, la verdad... se supone que todo es muy seguro y tal, pero no me fío del todo.
Saludos

Buenos días ariznaf.

Primero, te comento que no soy Contable (Profesional)

Segundo. No me gusta, ni me fío, llevar los datos personales de contabilidad por medio de páginas WEB.

Pero me gustaría, contarte algunas experiencias mías, espero que sean de utilidad.

Mis padres me enseñaron de pequeño, por el dinero que me han dado semanalmente (pocket-money), creo tenía 10 o 11 años, llevar apuntes en una libreta. Para así comprobar el estado de mi hucha y determinar el saldo disponible que me quedaba, y esto lo sigo haciendo hoy, después de décadas, pero durante el tiempo hubo muchos cambios y también exigencias (por mi parte) y consecuentes mejoras.

A finales de los años ochenta, empezó para mí la informática con un PC XT, posterior el AT386, he llevado esto con Lotus 1-2-3 y QuattroPro todo en forma sencilla. Caja con entrada, salida y saldo, más los desgloses por gastos en algunas columnas que me interesaban.

Después pasé por la época Win95 etc. con Excel 2000, hasta casi finales del 2010, cuando encontré interesante analizar el programa Gnucash. Después de la instalación, inventé una persona ficticia para probar con datos y desde la fecha 1.1.2011 hasta hoy, estoy llevándolo ya casi tres años en versión 2.4.13 en Windows.

Lo que me gusta:

Da muchas posibilidades no solamente a nivel personal. A otros también sirve para una (pequeña) empresa.

Tiene doble entrada de las cuentas.

Que me encanta, tener a la disposición incluir asientos múltiples, y lo aprovecho al máximo.

Crear cuentas tipo contenedor (no permiten asientos) y sus subcuentas ningún problema sin restricciones.

Además repite automáticamente un asiento con ciertos detalles una vez creado, por ejemplo si hago compras en Supermercado X, tecleando en la cuenta de la Visa X el nombre del establecimiento, me presenta la ultima compra hecha, dando la opción desde borrar, modificar o aceptar el mismo asiento o parte.

Tengo programado ciertos asientos y el sistema te avisa en pantalla el día X que tu crees oportuno, de la creación, aplicación o puedes hacer alguna modificación en el asiento creado automáticamente.

Puedes llevar el control de inversiones, acciones.

Reportes hay muchísimos básicos y cada uno se adapta a tus necesidades, también creando a partir del mismo standard.

Que yo no utilizo, finalmente son los reportes gráficos, permiten ver resumidamente todos los datos ingresados. Al ser gráficos, la información es más fácil de analizar, más que bueno, tratándose de un producto libre.

Es muy fácil, manejar las cuentas múltiples. (Distintos tipos de cuentas, es decir, las personales y las del negocio; también la de varios usuarios en el mismo ordenador, etc.)

El programa en sí es en Español, hay un tutorial o guía sólo en Inglés, pero con unos conocimientos básicos en este idioma o un traductor, tampoco tienes problemas.

En fin, pido perdón por este rollo tan largo, lo considero una de las herramientas más completas que he visto en el mercado (no solamente del software libre) puesto, lo he comparado con software demos y en mi opinión supera por mucho a los demás.

Si tienes alguna duda y mis conocimientos lo permiten, con gusto te respondo. Igual me puedes enviar algo por privado, a lo mejor aclarando la duda mediante un pantallazo, sería más fácil explicarlo

Cordiales saludos,