Contar con un software de control de gastos se ha vuelto esencial para las empresas que quieren llevar un buen seguimiento de sus gastos y simplificar su gestión. Estas herramientas permiten automatizar procesos como reembolsos, compras, digitalización de tickets y control de facturas, todo en un solo lugar y en tiempo real.
El resultado: optimización de la gestión de pagos, ahorro de tiempo, más productividad para los equipos administrativos y una mejor experiencia para los empleados.
Para darte una solución, en Rankia hemos analizado las principales herramientas disponibles en el mercado para recomendarte los mejores software de control de gastos para empresas en función del tipo y cantidad de operaciones y gestiones que requiere tu negocio.
Antes de compartir nuestra comparativa, vamos a explicar qué es y qué hace exactamente una aplicación de gestión de gastos.
¿Qué es un software de gestión de gastos?
Un software de gestión de gastos, también denominado programa o aplicación de control de gastos, es una herramienta digital online que permite registrar y gestionar gastos, así como automatizar y agilizar procesos relacionados con las compras de una empresa y la visualización de informes y gráficos mediante dashboards interactivos.
Funciones de un software o aplicación de control de gastos
Generalmente, entre las funciones que son capaces de realizar las aplicaciones de gestión de gastos podemos mencionar las siguientes:
Registro y seguimiento de gastos
- Entrada manual de gastos: Permiten a los usuarios ingresar información sobre sus gastos, como la fecha, el importe, la categoría, el comercio/proveedor y una descripción.
- Captura automática de recibos (OCR): Posibilitan el uso de la cámara del dispositivo móvil o la carga de archivos para digitalizar recibos, extrayendo automáticamente la información relevante (importe, fecha, proveedor).
- Conexión con cuentas bancarias y tarjetas de crédito/débito: Sincronizan automáticamente las transacciones financieras para registrar los gastos sin necesidad de picarlos a mano.
- Categorización de gastos: Permiten clasificar los gastos en categorías predefinidas o personalizadas (ejemplos: alimentación, transporte, marketing, suministros de oficina).
- Etiquetado y notas: Permite añadir etiquetas personalizadas o notas a los gastos para una mejor organización y referencia.
- Seguimiento de reembolsos: Facilita el seguimiento de los gastos que deben ser reembolsados (en el caso de empresas) o que se han solicitado para reembolso (en el caso personal).
Organización y gestión
- Almacenamiento digital de recibos: Guardan copias digitales de los recibos, lo cual elimina la necesidad de conservar los documentos físicos.
- Búsqueda y filtrado de gastos: Permiten buscar gastos por fecha, categoría, proveedor, importe, etiqueta, etc., facilitando la localización de información específica.
- Agrupación de gastos: Ofrecen la posibilidad de agrupar gastos por períodos (diario, semanal, mensual, anual) o por proyectos/departamentos (en el caso empresarial).
- Flujos de aprobación (en el ámbito empresarial): Permite establecer flujos de trabajo para la aprobación de gastos por parte de los responsables antes de su registro final o reembolso, para así garantizar el cumplimiento y el control.
- Gestión de políticas de gastos (en el ámbito empresarial): Permite configurar y hacer cumplir las políticas de gastos de la empresa, alertando sobre gastos fuera de norma.
- Gestión de presupuestos: Permite establecer presupuestos por categorías y realizar un seguimiento del gasto en relación con esos límites.
Análisis e informes
- Generación de informes: Generan informes visuales (gráficos, tablas) que resumen los patrones de gasto por categoría, período, proveedor, etc.
- Paneles de control (dashboards): Ofrecen una visión general del estado de los gastos, los presupuestos y las tendencias.
- Alertas y notificaciones: Envían notificaciones sobre gastos que superan los presupuestos, gastos pendientes de categorizar o aprobar, etc.
- Exportación de datos: Permite exportar los datos de gastos en diferentes formatos (CSV, Excel, PDF) para su análisis externo o integración con otros sistemas.
- Análisis de tendencias: Ayuda a identificar patrones de gasto a lo largo del tiempo para tomar decisiones financieras más informadas.
Otras funciones (según la aplicación)
- Gestión de viajes y dietas
- Gestión de facturas de proveedores
- Integraciones con software de contabilidad y ERP: Conectan con sistemas contables (como Xero, QuickBooks, SAP) para automatizar la transferencia de datos de gastos.
- Soporte multi-divisa: Permiten registrar y gestionar gastos en diferentes monedas.
- Colaboración (en el ámbito empresarial): Varios usuarios pueden registrar y gestionar sus propios gastos dentro de una misma plataforma.
- Reembolsos a empleados: Facilitan el proceso de solicitud, aprobación y pago de reembolsos a empleados.
Ventajas de utilizar una app de control de gastos para tu empresa
- Agilidad en el control de los gastos. Gracias a las etiquetas y categorías personalizables de gatos, los empleados podrás definir qué tipo de nota están añadiendo, facilitando la supervisión por parte del responsable, que podrá optimizar los presupuestos que se destinan para cada acción y acortar los plazos para el reembolso.
- Centralización de todos los tickets y recibos. La aplicación centraliza y digitaliza todas las notas de gastos para tener una visión mucho más clara de en qué tipos de pagos realizan los empleados en el desarrollo de su trabajo y comparar presupuestos.
- Transparencia en la gestión de gastos de empresa. Se acabaron los tickets ilegibles, errores en la introducción de datos, pérdidas de justificantes o intentos de fraude, la transparencia en la gestión de gastos aumenta, al mismo tiempo que reduce el tiempo de control invertido.
- Ofrece la movilidad que necesita el empleado. Gracias a la aplicación móvil, los trabajadores podrán crear sus notas de gastos en todo momento y con total movilidad, desde el propio restaurante, hotel, aparcamiento, etc. sin preocuparse de perder el recibo o justificante.
Comparativa de herramientas de control y gestión de gastos
Para facilitarte la tarea de elegir un software de control de gastos, hemos elaborado una tabla comparativa con las principales funciones de los principales programas disponibles en el mercado:
Programa | Digitalizar facturas | Conciliación bancaria | Tarjetas de gasto | Gestión tesorería | App | Prueba gratuita |
Sí | Sí | Sí | Sí | Android, iOS | Sí | |
Sí | Sí | Sí | No | Android, iOS | Sí | |
Banktrack | Sí | Sí | No | Sí | Android, iOS | Sí |
Quipu | Sí | Sí | No | Sí | Android, iOS | Sí |
Factorial expenses | Sí | No | Sí | No | Android, iOS | Sí |
Tickelia | Sí | Sí | Sí | No | Android, iOS | No |
Spendesk | Sí | Sí | Sí | No | Android, iOS | Sí |
¿Cuál es el mejor software de gestión de gastos? Nuestra recomendación
Si estás buscando un programa de gestión de gastos para tu empresa, en Rankia recomendamos sobre todo dos aplicaciones, Pleo y Payhawk. La elección entre uno u otro depende del tipo de negocio y las necesidades concretas de tu empresa.
A continuación hacemos una breve descripción y comparación para que puedas valorar cuál de las dos herramientas se acerca más a lo que necesitas.
Función / Característica | Pleo | Payhawk |
|---|---|---|
Digitalización de gastos | Sí: notas de gastos, dietas, reembolsos, kilometraje, facturas y viajes | Sí: gastos, kilometraje, dietas, facturas y recibos |
Tarjetas de empresa | Tarjetas inteligentes para empleados, físicas y virtuales con límites individuales | Emisión inmediata de tarjetas Visa de débito y crédito |
Aprobación de gastos | Procesos de aprobación personalizados | Flujos de aprobación personalizados |
Pagos programados / automatizados | Sí | Sí |
Control de límites de gasto | Configuración de límites de gasto individuales | Avanzado por comercio, hora y lugar |
Reembolsos a empleados | Sí | Sí |
Gestión de divisas | Más de 50 divisas | EUR, USD, GBP y otras |
Cashback | Hasta 1 % por transacción con tarjeta | No disponible |
Anticipos de gastos a crédito | Hasta 500.000 € | No especificado |
Integración contable | Con software como Xero, QuickBooks, Sage 50, Holded, NetSuite y Microsoft Dynamics 365 | Con ERPs más complejos como Microsoft Dynamics |
Seguimiento en tiempo real | Sí | Sí, con control granular |
Informes de sostenibilidad y ESG | No | Sí (emisiones de CO2, ESG) |
Precio | Desde 39 €/mes (plan gratuito disponible) | A consultar con la empresa |
Calificación media | Trustpilot: 4.3 / 5 GetApp: 4.8 / 5 G2: 4.7 / 5 Capterra: 4.8 / 5 | Trustpilot: 4.4 / 5 GetApp: 4.6 / 5 G2: 4.5 / 5 Capterra: 4.7 / 5 |
Puedes obtener más información consultando la Review completa Pleo y las ventajas de Payhawk para tu negocio
¿Cuándo optar por Pleo?
✅ Ideal para PYMEs y startups que buscan una solución fácil de implementar y usar.
✅ Empresas que valoran la simplicidad y adopción rápida por los empleados.
✅ Negocios con gestión de gastos básica, sin necesidad de estructuras complejas.
✅ Empresas que usan Xero o QuickBooks, gracias a su integración directa.
✅ Empresas con presupuestos más ajustados, ya que ofrece planes más accesibles.
¿Cuándo optar por Payhawk?
✅ Empresas medianas o grandes con operaciones en varios países.
✅ Negocios que necesitan gestión avanzada de facturas y cuentas por pagar.
✅ Empresas que requieren control granular del gasto y visibilidad en tiempo real.
✅ Organizaciones que usan ERPs complejos como Microsoft Dynamics.
✅ Empresas con alto volumen de gastos y transacciones o estructuras multi-entidad.
✅ Interesadas en reportes de sostenibilidad (CO2, ESG).
¿Qué herramienta de gestión de cobros elegir?
Tanto Pleo como Payhawk son herramientas potentes para la gestión y control de gastos empresariales, pero cada una responde a necesidades distintas. Si tu empresa es pequeña o mediana, buscas una solución ágil, fácil de usar y con una entrada de precio accesible, Pleo puede ser la mejor opción. Su enfoque en la simplicidad, la adopción rápida y su integración con herramientas contables comunes la hacen ideal para equipos que quieren eficiencia sin complicaciones.
Por otro lado, si manejas una empresa con operaciones en varios países, necesitas flujos de aprobación complejos, control granular del gasto o integraciones con sistemas ERP más robustos, Payhawk ofrece una plataforma más integral y avanzada. Está diseñada para compañías con estructuras más grandes y procesos más exigentes.
Antes de decidir, evalúa el tamaño de tu empresa, tus flujos de trabajo y hasta dónde quieres escalar. Ambas plataformas tienen mucho que ofrecer, pero la clave está en elegir la que se alinee mejor con tu operación y tu equipo.
